勤怠管理システムの乗り換え、契約前に総務が確かめること

替える理由を、法改正ではなく自社の詰まりで言えるか

勤怠管理を替えたいという話は、だいたい二つの動機から出ます。

一つは「法改正に対応できていない」という不安。もう一つは「毎月の締め日に総務が残業している」という現実です。稟議で通るのは後者です。前者は経営者から「今のままでも罰則は出ていない」と返されて止まります。

ですから最初にやるのは製品比較ではありません。今の締め作業を分解して書き出すことです。

• タイムカードや出勤簿を集めるのに何日かかっているか
• 打刻漏れの確認で何人に何回連絡しているか
• 有給休暇の残日数を誰がどこで管理しているか
• 残業時間を給与計算に渡すとき、手入力しているか

この4つを1か月分だけ実測すると、たいてい数十時間規模の作業が見えます。ここが数字になっていない稟議は、金額の話だけになって負けます。逆にここが出ていれば、月額の妥当性は自分で説明できます。

打刻方式は機能一覧ではなく、人の動きで決まる

打刻の方法は大きく分けて数種類あります。ICカード、生体認証（指や静脈で本人確認する方式）、PCのブラウザ、スマートフォンアプリ、GPS付きの打刻です。

ここで失敗しやすいのは、本社の事務職を基準に選んでしまうことです。実際に困るのは例外の人たちです。

• 直行直帰の営業
• 現場に出る技術者や配送担当
• スマートフォンを会社から支給していない人
• 共用PCしかない製造・倉庫の現場
• シフト制で深夜をまたぐ勤務

私物のスマートフォンで打刻させる場合、位置情報の取得範囲を先に説明しないと必ず反発が出ます。「監視されている」という話になり、導入が半年遅れることがあります。事前に「取得するのは打刻した瞬間の位置だけ」といった説明ができるかを、営業担当に確認しておきます。

深夜をまたぐ勤務や変形労働時間制（一定期間で労働時間を平均する制度）は、対応しているシステムとしていないシステムが分かれます。自社の就業規則を持って、そのまま設定できるかを試用期間中に必ず入力して確かめます。

料金表に出てこない費用は、初期設定と休職者のIDに出る

月額は1人あたり数百円程度から示されることが多いです。ただ、支払総額はそこだけでは決まりません。

カタログに出にくい費用は、おおよそ次のあたりです。

• 初期設定の支援費用。就業規則の反映を業者に頼むと、数万円から数十万円程度になることがあります。
• 打刻用の機器代。ICカードリーダーや据置端末は別売りが一般的です。カードの追加発行費も後から出ます。
• 給与計算ソフトとの連携オプション。標準機能ではなく追加課金の場合があります。
• サポートの区分。メールのみは無料で、電話は上位プランというケースがあります。
• IDの数え方。休職者、産休育休中、内定者、役員をカウントするかは各社で違います。ここを確認せずに人数を見積もると、請求書を見て驚きます。

もう一つ、値上げの条項です。年ごとに単価改定がありうるサービスは増えています。「改定は何か月前に通知されるか」「そのとき解約できるか」を契約書で見ておくと、あとで社内に説明できます。

やめるときに詰まるのは、データの返還と締め日

ここが本題です。私が一番痛かったのは、乗り換えのときでした。

勤怠のデータは、やめたあとも会社に保存義務があります。賃金台帳や出勤簿の類は数年単位で保管が必要です。ところがクラウドのサービスは、解約するとログインできなくなります。契約前に確認するのは次の点です。

• 解約後、データをどの形式で出せるか（CSVやPDFで全期間分出せるか）
• 解約後に何日間ログインできるか。当日で締められる場合もあります
• 打刻の生データと、承認済みの確定データの両方が出せるか

もう一つは有給休暇の残日数です。付与日や繰越の履歴は、そのまま移せないことがよくあります。新旧で数字が合わず、期首の残日数を手入力し直すことになります。この作業だけで数日かかると見ておきます。

そして時期です。移行は給与の締め日をまたがせないのが安全です。旧システムで締めきってから切り替えます。年度替わりや有給の一斉付与日の直前も避けます。最低利用期間や年契約の途中解約不可も珍しくないので、更新月の何か月前に判断するかを、導入時にカレンダーへ書き込んでおきます。

誰が運用するかを決めないと、3か月で形骸化する

勤怠システムは、入れれば楽になる道具ではありません。運用する人を決めないと、打刻漏れの山が総務に戻ってきます。

決めておくことは3つです。

第一に、打刻の修正を誰がするか。本人が申請し、上長が承認する形にできるかが分かれ目です。総務が全部直す設計にすると、前より忙しくなります。

第二に、承認の締切をいつにするか。「翌月3営業日まで」といった社内ルールを、システムより先に文章で決めます。決めずに入れると、承認が止まったまま給与計算日が来ます。

第三に、管理者のアカウントを何人持つか。担当者1人だけだと、その人が休んだ月に締められません。少なくとも2人は操作できるようにします。

導入前に、管理職向けの説明を30分でも用意します。ここを省くと「使い方がわからない」という理由で紙の残業申請が復活します。実務では、システムの機能より、この社内合意のほうが効きます。

稟議は月額ではなく、手戻りの時間と労務リスクで書く

稟議書に月額だけ書くと、「今のタイムカードなら費用はゼロだ」と言われて終わります。書く順番を変えます。

• 今の締め作業にかかっている時間（実測した数字）
• その時間を人件費に換算した金額
• 残業時間の集計ミスが起きたときの影響（未払い賃金の遡り精算、是正勧告への対応工数）
• 年5日の年次有給休暇の取得義務を、いま誰がどう追いかけているか

この4行があると、金額の話が費用対効果の話に変わります。数字は盛りません。実測した1か月分だけで十分です。

もう一つ効くのは、選択肢を3つ並べることです。「現状維持」「今のまま人を増やす」「システムを入れる」の3案を並べ、それぞれの年間コストを書きます。決裁者は比較があると判断しやすくなります。

最後に、やめるときの条件を稟議書に1行入れておきます。「最低利用期間は約1年、データはCSVで全期間出力可」と書いてあると、次に困った人が助かります。

で、どうすればいいか（進める順番）

順番はこうです。

1. 今の締め作業を1か月だけ実測する。誰が何時間使ったかをメモする。2. 例外の働き方を書き出す。直行直帰、シフト、深夜跨ぎ、私物スマートフォンの有無。3. 候補を3社程度に絞る。機能一覧ではなく、2で書いた例外を全部投げて回答をもらう。4. 無料試用で、自社の就業規則を実際に設定してみる。有給の付与ルールと残業の集計まで通す。5. 契約書で、最低利用期間、解約通知の時期、単価改定、解約後のデータ出力を確認する。6. 承認フローと締切を文章で決める。管理者は2人以上にする。7. 切替は給与の締め後に。旧システムのデータは全期間ダウンロードして社内に保管する。

3社に同じ質問を投げると、回答の速さと具体性で差が出ます。導入後に頼るのはその窓口です。試用期間の対応が遅い会社は、締め日の問い合わせでも遅いと考えて構いません。

買う前に確かめること

• 最低利用期間と、解約通知は何か月前までかを契約書で確認した
• 解約後に全期間の勤怠データをCSVやPDFで出力できると書面で確認した
• 自社の就業規則（変形労働時間制・深夜勤務・有給付与）を試用版で設定してみた
• 休職者や役員をID数に含めるか、単価改定の通知時期を確認した
• 打刻の修正と承認を本人と上長で完結できる設計になっている
• 切替時期を給与の締め後・有給一斉付与日の前後を避けて決めた

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