ビジネスチャットとグループウェアの導入、総務が契約前に決めるアカウントと退職者のデータ

まず決めるのは「チャットが欲しいのか、グループウェアが欲しいのか」

同じ社内ツールに見えても、中身の狙いは分かれます。ここを曖昧にしたまま比較表を作ると、機能の多い方が良く見えて、使わない機能にお金を払うことになります。

• チャット型：社内の連絡を速くするもの。メッセージ、ファイル共有、通話が中心。導入は軽い。
• グループウェア型：スケジュール共有、施設予約、掲示板、稟議などのワークフロー、安否確認まで含むもの。業務の型が決まっている会社向け。
• オフィススイート一体型：メール、文書作成、ファイル置き場、アカウント管理まで一つの基盤にまとめるもの。会社のメールアドレス自体を移す話になる。

判断の順番は、今いちばん困っていることを一つだけ書き出すことです。「電話とメールで連絡が追いつかない」ならチャット型で足ります。「誰がいつ休むのか、稟議がどこで止まっているのか分からない」ならグループウェア型が要ります。「メールの容量とパスワード管理が限界」なら基盤ごと見直す話です。困りごとが一つなら、ツールも一つで始めるほうが定着します。二つ同時に入れると、どちらも中途半端に使われて、翌年の更新で説明に困ります。

料金は月額ではなく「誰にアカウントを配るか」で決まる

多くのサービスは、利用者一人あたりの月額という形です。おおよそ一人あたり数百円から二千円程度の幅で、機能の段階によって変わります。ここで総務が最初に詰まるのは、金額ではなく人数の数え方です。

確かめるのは次の点です。

• パートやアルバイト、業務委託の人にも配るのか。配らないなら、その人たちへの連絡はどう回すのか。
• 退職者の枠は、退職した月のうちに減らせるのか。年間契約だと、期中に人数を減らしても返金されない形が一般的です。
• 繁忙期だけ人が増える会社では、増やすのは即日でも、減らすのは更新月だけ、という条件になっていないか。
• 社外の協力会社を招く「ゲスト」の扱いは無料か、有料の一人として数えるのか。

よくあるのは、現場から「あの人も入れてほしい」と少しずつ依頼が来て、気づくと想定の二割増しになっている状態です。これを防ぐには、申し込む前に「アカウントを配る条件」を一行で決めておくことです。たとえば「雇用契約がある人全員」「常時出社する人のみ」といった線引きです。線引きがないと、判断が毎回総務個人の裁量になり、断りにくくなります。

無料プランの落とし穴は、過去ログとデータの持ち出し

無料で始められるものは多く、試すには向いています。ただし無料のまま本番運用に入ると、後から効いてくる制限があります。契約前に確かめるのは、機能の数ではなく次の三点です。

• 過去のメッセージがいつまで見られるか。一定期間より前や、一定件数より古いものは閲覧できなくなる形があります。消えたわけではなく「見えない」だけ、という説明のこともあります。
• データをまとめて書き出せるか。書き出し機能が有料の上位段階だけに付いている場合、退会前にお金を払って上げる必要が出ます。
• 管理者ができることの範囲。誰がどの会話に入っているかの一覧、退職者アカウントの停止、外部共有の制限などが、無料では使えないことがあります。

社内連絡をチャットに寄せると、そこが実質的な業務記録になります。「言った・言わない」の確認や、トラブルの経緯を追うときに過去ログが要ります。見えない期間があることを知らないまま運用を続け、必要になった時点で困るのは避けたいところです。無料で試すのは構いません。本番に切り替える判断基準を「全社で使い始める日」と決めて、その日までに有料の段階と金額を稟議に載せておくと、後追いの決裁が要りません。

入社と退職のたびに発生する作業を、契約前に書き出す

継続契約の負担は、月額よりも運用の手間に出ます。人の出入りがあるたびに、誰かが手を動かすからです。

入社時にやることは、アカウント作成、所属グループへの追加、スマートフォンへの導入案内、初期パスワードの伝え方、といったあたりです。退職時にやることはもっと繊細です。

• アカウントを即日停止するのか、一定期間は停止だけにして削除は後にするのか。
• その人が書いたメッセージやアップロードしたファイルは残るのか、消えるのか。ツールによって挙動が違います。削除と同時に本人の投稿ごと見えなくなる設計だと、引き継ぎの経緯が丸ごと失われます。
• その人だけが管理者だったグループや共有ファイルの持ち主を、誰に移すのか。

ここで詰まりやすいのは、退職の連絡が総務に届くタイミングです。最終出社日の後に人事から連絡が来ると、停止が遅れます。入退社の手続き一覧に「社内ツールのアカウント停止」を一行足しておくだけで、抜けが減ります。担当が一人しかいない会社では、管理者権限を必ず二人以上に持たせることも決めておきます。担当者本人が急に休んだとき、誰もアカウントを止められない状態になるためです。

やめるとき・乗り換えるときに何が起きるか

入るときは数クリックでも、出るときは手間がかかります。契約前に確かめておくと、数年後の自分が助かります。

• 解約の申し出はいつまでか。月単位で止められるのか、年間契約の自動更新で、更新の一定日数前までに申し出る形か。
• 解約後、データはどれくらい残るのか。停止から一定期間で完全に消える設計が一般的です。消えた後の復旧は期待できません。
• 書き出せる形式は何か。読める表計算ファイルなのか、機械向けの形式なのか。後者だと、中身を人が読むために別の手間が要ります。
• ファイル本体も一緒に書き出せるか。メッセージの文字だけ出て、添付ファイルは出ない、という分かれ方があります。

乗り換えでもう一つ現実的な問題があります。新旧ツールの併用期間です。連絡先が二つあると、どちらに書けばよいか分からなくなり、見落としが出ます。切り替え日を決め、旧ツールは閲覧のみにする、という段取りを先に決めておくと混乱が短く済みます。過去ログを新しいツールに引っ越せる保証はありません。「旧ツールの書き出しファイルを共有フォルダに置いて、必要なときに検索する」という落とし所にするのが現実的です。

社内の反対と、稟議の通し方

社内ツールの導入で止まる理由は、たいてい費用ではありません。人の抵抗です。想定される反対と、対応の考え方を挙げます。

• 「メールで足りている」という声。全部を移すのではなく、社外とのやりとりはメール、社内はチャット、と用途を分ける形を示すと通りやすくなります。
• 「私物のスマートフォンに入れたくない」という声。会社から端末を配らないなら、入れるかどうかは本人が選べる形にし、入れない人にはパソコンで見てもらう、という逃げ道を用意します。
• 「夜中に通知が来る」という懸念。通知を止める時間帯を全社で決め、就業時間外の連絡は原則しない、と文章で示します。これは労働時間の管理にも関わるため、あいまいにしないほうが安全です。

稟議書には、月額の総額だけでなく「導入で減る作業」を一行入れます。たとえば、全員への連絡が電話とメールに分かれている状態が一本化される、稟議の紙が回る時間が短くなる、といった内容です。金額の根拠は、人数の上限を先に示すと質問が減ります。「現在の従業員数ぶん、上限は次年度の採用計画まで」と書いておけば、増員時の追加決裁が不要になり、後から説明に行かずに済みます。

で、どうすればいいか

順番はこうです。

一、困りごとを一つに絞る。連絡が遅いのか、予定が見えないのか、メール基盤が限界なのかを紙に書きます。

二、アカウントを配る条件を一行で決める。誰に配り、誰に配らないかです。これが金額の土台になります。

三、候補を二つか三つに絞り、営業担当に同じ四つの質問をします。過去ログの保存と閲覧の条件、データの書き出し方法と形式、退職者アカウントを停止したときの投稿の扱い、解約の申し出期限と解約後のデータ保持期間。回答はメールなど文字で残してもらいます。口頭の説明は、担当者が替わると引き継がれません。

四、一部の部署だけで一か月程度試します。全社導入の前に、通知の多さと、使われない機能が見えます。

五、切り替え日と、旧来の連絡手段をどう残すかを決めてから全社に案内します。

契約前にこの五つを終えていれば、値段の差は大きな問題になりません。差が出るのは、運用を誰が回すかと、やめるときに手元に何が残るかです。

買う前に確かめること

• アカウントを配る対象の条件を一行で決め、社内に示したか
• 過去のメッセージの保存期間と、閲覧できる期間の条件を確認したか
• データの書き出し方法と形式、添付ファイルが含まれるかを確認したか
• 退職者のアカウントを停止したとき、本人の投稿が残るかを確認したか
• 解約の申し出期限と、解約後にデータが消えるまでの期間を文字で得たか
• 管理者権限を二人以上に持たせ、担当不在時に止められる体制にしたか

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