通勤手当の見直し、総務が規程を変える前に確かめる非課税限度額と社会保険

通勤手当の払い方は大きく3つ。どれを選ぶかで管理の手間が変わる

まず、自社がどの方式なのかを言葉にしてください。実務では次の3つに分かれます。

• 定期券代の支給。1か月、3か月、6か月の定期代を前払いで渡す方式です。計算は楽ですが、途中で引っ越した人や辞めた人の精算が残ります。

• 実費精算。出社した日の運賃を申告してもらい、実際に出た分だけ払う方式です。テレワークが混ざる会社で増えています。ただし毎月の申告と確認の手間が発生します。誰が確認するのかを決めずに始めると、総務の月末がそのまま重くなります。

• 距離に応じた定額支給。マイカーや自転車の通勤者に、片道の距離区分ごとに月額を決めて払う方式です。ガソリン代の変動を吸収しやすい反面、距離の申告が正しいかを誰も確かめていない状態になりがちです。

多くの会社は、公共交通機関は定期代、車は距離単価、という組み合わせになっています。問題は、規程に書いてある方式と、実際に払っている内容がずれていることです。見直しの第一歩は、規程の条文と直近の給与明細を突き合わせることです。ここが合っていない会社は珍しくありません。

非課税限度額を超えた分は、給与として課税される

通勤手当は、一定の範囲までは所得税がかからない扱いになっています。ただし「通勤手当だから全部非課税」ではありません。範囲を超えた部分は給与と同じ扱いになり、源泉徴収の対象になります。

確かめるのは次の点です。

• 公共交通機関を使う場合、非課税になるのは「経済的かつ合理的な経路」の運賃で、月額の上限が定められています。上限額は十数万円程度の水準ですが、金額は税制改正で変わることがあります。必ず国税庁の最新の資料で確認してください。

• 新幹線通勤の特急料金は非課税の範囲に含めて扱える一方、グリーン料金は含まれない扱いとされています。長距離通勤者を採用したときに論点になります。

• マイカーや自転車は、片道の距離区分ごとに非課税の限度額が決まっています。距離が短い区分では全額が課税対象になる扱いもあります。

年末調整の時期に「通勤手当の課税分が計算に入っていなかった」と判明すると、本人への説明と再計算が必要になります。給与計算を外部に委託している場合でも、非課税か課税かの判定情報を渡すのは自社側です。委託先任せにはできません。

社会保険料と残業代の単価に跳ね返る。ここが一番見落とされる

通勤手当は、所得税では非課税でも、社会保険では話が違います。

• 健康保険と厚生年金の標準報酬月額には、通勤手当を含めて計算します。3か月や6か月の定期代をまとめて払っている場合は、月割りにして報酬に含めるのが原則です。つまり通勤手当を上げると、会社負担の保険料も上がります。雇用保険の賃金にも含まれます。

• 固定的な賃金が変わると、随時改定（月額変更届）の対象になることがあります。テレワーク導入で定期代の支給をやめて実費精算に切り替えると、固定的賃金が下がった扱いになり、該当者は月変の判定が必要になります。切り替え月に「対象者を洗い出す作業」が発生することを、先に見込んでおいてください。

• 残業代（割増賃金）の計算では、通勤手当は基礎から除外できるとされています。ただし除外できるのは、距離や実費に応じて払っている場合です。全員一律に月いくら、という払い方をしていると、通勤手当とは言っても除外できない扱いになることがあります。「通勤手当」という名前ではなく中身で判断されます。

一律支給にすると事務は楽になりますが、残業代の単価が上がる可能性があります。楽さと引き換えに何が増えるのかを、稟議では並べて書いてください。

テレワークが混ざると、定期代の損得が逆転する

出社が週2〜3日になると、6か月定期を買うより実費のほうが安い人が出てきます。逆に、毎日出社する人は定期のほうが安いままです。社内で方式がばらばらになると、不公平だという声が必ず出ます。

実務で決めておくのは次の点です。

• 切り替えの基準。「月の出社日数が一定を下回る人は実費精算」といった線を引きます。本人の希望制にすると、毎月の変更申請が止まらなくなります。

• 実費の上限。実費精算でも、定期代相当額を上限とする会社が多いです。上限を書かないと、遠回りの経路や高い経路で申告されたときに断る根拠がありません。

• 申告の裏取りをどこまでやるか。交通系ICカードの利用履歴の提出を求めるか、経路検索の結果の添付で足りるとするか。全件確認は現実的ではないので、抽出確認にする会社もあります。どちらにしても「確認しない」と決めるのではなく、「どこまで確認するか」を決めてください。

• 在宅勤務者の通信費や電気代の手当を同時に作るなら、こちらは原則として課税の論点が別にあります。通勤手当と同じ扱いにはなりません。混ぜて1本の規程にすると後で説明に困ります。

マイカー・自転車通勤は、手当より保険と駐車場が本題

車や自転車の通勤を認める場合、手当の金額よりも先に決めることがあります。通勤中の事故は、会社の責任を問われる場面があるためです。

• 任意保険の加入条件。対人・対物の補償額の下限を規程に書き、加入証の写しを毎年提出してもらう運用にします。1回取ったきりで更新を確認していない会社は多いので、提出の時期を決めておきます。

• 業務での使用を認めるかどうか。通勤だけの許可なのに、客先訪問にマイカーを使っている状態は危険です。保険の使用目的の区分にも関わります。

• 駐車場と駐輪場。会社が借りるのか、本人が借りて手当に含めるのか。近隣の路上駐輪で苦情が来るのは、オフィスビルではよくある話です。ビルの管理規約で自転車の持ち込みが禁止されていることもあります。

• ガソリン代の単価。燃費と燃料価格の前提を規程に書いておかないと、価格が上がるたびに個別交渉になります。見直しの時期をあらかじめ決めておくほうが揉めません。

ここは総務が単独で決めず、事故が起きたときに誰が対応するかまで含めて、経営に確認を取ってから書いてください。

引っ越し・退職の精算が、あとから一括で効いてくる

通勤手当で金額が動くのは、毎月の支給よりも例外処理のほうです。

• 引っ越しの届出漏れ。転居しても申告がなく、旧住所の定期代が払われ続けている状態が起こります。発覚したときに何か月分を遡って返してもらうのか、規程に書いていないと話がこじれます。「転居後◯日以内に届け出る」「届出が遅れた期間の差額は返還の対象とする」まで書いてください。住民票の提出を求めるかどうかも決めておきます。

• 退職時の定期代の返金。6か月定期を前払いしていて3か月で辞めた場合、残りをどう扱うか。鉄道会社の払戻額は経過月数で計算されるため、単純な日割りとは一致しません。「払戻相当額を最終給与から控除する」といった規定を置くのが一般的ですが、給与からの控除には労使協定が必要になる点に注意してください。

• 不正申告。実際より遠い経路や、使っていない定期での申告です。見つかったときの扱い（返還、懲戒の対象になりうるか）を就業規則と揃えておきます。

• 休職期間中の扱い。通勤していない月に通勤手当を払うのか止めるのか。ここも書いていない会社が多い項目です。

変更するときの手順。不利益変更の線引きと、いつから適用するか

通勤手当を下げる、上限を付ける、方式を変える。いずれも賃金の労働条件に関わるため、会社が一方的に決めて終わりにはできません。

進め方の目安は次のとおりです。

• 影響額を人別に試算する。誰がいくら減るのかを出さずに提案すると、説明会で止まります。減る人が数人なら、経過措置（一定期間は従来額を保障する）で収まることもあります。

• 就業規則や賃金規程の条文を直す。通勤手当の規定が賃金規程の中にある会社と、別規程の会社があります。どちらに書いてあるか、まず探してください。改定したら従業員への周知と、常時10人以上を使用する事業場なら労働基準監督署への届出が必要です。

• 適用開始日を、定期券の有効期間や社会保険の算定基礎届の時期とぶつけない。4月〜6月の報酬は定時決定に使われるため、この時期の変更は標準報酬月額に影響します。

• 給与計算の担当（社内か委託先か）に、変更内容と開始月を文書で渡す。口頭だけで伝えると、初回の給与で間違いが出ます。

まとめると、やることは3つです。今の規程と実際の支給額を突き合わせる。非課税・社会保険・割増賃金の3つへの影響を試算する。影響の大きい人に経過措置を置いて、開始月を決める。この順でやれば、稟議の資料はほぼそのまま出来上がります。

買う前に確かめること

• 賃金規程に書かれた通勤手当の条文と、直近の給与明細の支給額が一致しているか
• 非課税限度額を超えて課税対象になっている人がいないか、国税庁の最新資料で確認したか
• 支給方式が距離・実費に対応しているか（一律支給で残業代の基礎に含まれていないか）
• 方式を変えた場合に随時改定の対象になる人を、人別に試算したか
• マイカー通勤者の任意保険の加入証を、直近1年以内に提出してもらっているか
• 引っ越し時の届出期限と、退職時の定期代の精算方法を規程に書いてあるか

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