社用車の導入、総務がリース契約前に確かめる中途解約と原状回復

社用車は「買う話」ではなく5年の運用体制を決める話

社用車の稟議は、車両本体の見積もりだけで進むことが多いです。ですが総務の負担になるのは、納車のあとに毎月・毎年ぶら下がってくる作業のほうです。

• 駐車場の契約と更新
• 任意保険の付保と、事故があったときの等級変更
• 車検、点検、タイヤ交換、バッテリー交換の日程調整
• ガソリンカードや高速道路のETCカードの管理と精算
• 運転者の免許証の確認、運転日報や運行記録の保管
• 売却や返却のときの手続き

これを誰がやるのかを決めないまま台数だけ増えると、結局は総務の一人に全部集まります。1台なら片手間でも回りますが、3台を超えたあたりから、車検の時期がずれて毎月なにかしらの手配が発生する状態になります。

ですから最初に決めるのは「車種」ではなく次の3つです。ひとつ、月にどれくらい走るのか。ふたつ、誰が運転するのか（特定の担当者だけか、全社員か）。みっつ、車両に関する手続きを社内でやるのか外に出すのか。この3つが決まると、リース・購入・カーシェアのどれが向くかはほぼ自動的に絞れます。逆にここが決まっていない状態で見積もりを取ると、条件がばらばらの数字が並んで比較できません。

リース・購入・カーシェアは、台数と走行距離で分かれる

大きく3つの持ち方があります。それぞれ向き不向きがはっきりしています。

• メンテナンス付きのカーリース。車検・点検・税金・整備が月額に含まれる形です。総務の手配作業が減るのが最大の価値で、費用の平準化（毎月同じ額になること）もしやすいです。台数が数台あり、担当者が兼任の会社に向きます。

• 購入（現金または金融機関の借入）。走行距離が読めない、長く乗りつぶす、特殊な装備を載せる、といった場合に向きます。総額では有利になることもありますが、点検・車検・保険更新の手配は自社で抱えます。固定資産として管理し、減価償却や自動車税の処理も発生します。

• カーシェアやレンタカーの法人契約。使うのが月に数回、しかも近距離という会社なら、保有しないほうが安く済むことがあります。駐車場も車検も要りません。ただし繁忙期に予約が取れない、車内に荷物や機材を置きっぱなしにできない、という制約があります。

判断の目安として、走る距離が少なく利用日が読めないなら保有しない方向、毎日使うなら保有する方向で考えます。リースの月額には走行距離の上限が設定されるのが一般的なので、直近1年の実際の走行距離を確認してから契約条件を決めてください。営業車は想定より走ります。過去の給油記録やETC明細から実績を出しておくと、条件の交渉がしやすくなります。

契約書で最初に見るのは、中途解約金と返却時の精算

継続契約は、入るときより、やめるときに詰まります。カーリースで確認すべきはこの4点です。

• 中途解約したときの清算方法。多くは残りの期間の料金相当額を一括で支払う形になります。「途中でやめられるか」ではなく「やめるといくらか」を、契約前に数字で出してもらってください。担当者が辞めて車が余った、拠点を閉じた、という事態は数年に一度は起きます。

• 走行距離の超過精算。契約で決めた距離を超えた分を、1kmあたりいくらで精算するのかを確認します。ここは見積書の隅に小さく書かれていることが多い項目です。

• 返却時の原状回復の基準。傷やへこみ、内装の汚れ、社名ロゴのカッティングシートを剥がした跡、喫煙による臭い。どこまでが通常使用の範囲で、どこから請求されるのかを書面で確かめます。社用車にラッピングを入れる予定があるなら、剥離費用と剥がし跡の扱いを先に聞いてください。

• 契約満了時の選択肢。再リース、買い取り、返却のどれが選べるのか、買い取りなら価格はどう決まるのか。

購入の場合も「やめるとき」はあります。売却時の価格は年式と走行距離と傷で決まります。誰が乗っても傷が報告されない運用だと、5年後にまとめて査定額に跳ね返ります。日常点検の記録を残す仕組みは、返却でも売却でも効いてきます。

見積書に出てこない継続費用を先に足しておく

稟議で数字が崩れるのは、たいてい月額以外の部分です。着手前に、次の費用を自分で足してみてください。

• 駐車場代。都市部では車両の月額より高くなることもあります。来客用や一時停めの場所も要ります。

• 任意保険。運転者の年齢条件をどうするか、対物・対人・車両保険をどこまで付けるかで大きく変わります。若い社員も運転するなら年齢条件は広げざるを得ません。事故を起こすと翌年の保険料が上がります。

• 燃料代と高速代。給油カードを使うと精算は楽ですが、私的利用の線引きを決めておかないと後で揉めます。

• タイヤ。降雪地域なら冬タイヤの購入費に加えて、履き替えの工賃と保管場所が必要です。オフィスの倉庫にタイヤ4本×台数分を置けるか、置けないなら預かりサービスの年額はいくらか。これは実際に置き場所を見に行かないとわかりません。

• アルコール検知器。安全運転管理者を選任する規模の事業所では、運転前後の酒気帯び確認と検知器の使用、記録の保存が求められます。検知器は消耗品でセンサーに寿命があり、定期的な買い替えや校正が要ります。台数分そろえるほか、予備を持っておくと欠測を防げます。

• 車両管理の事務工数。運転日報、免許証の年1回確認、事故報告。これも人件費です。

事故が起きたときに誰が動くかを、契約前に決めておく

社用車で本当に困るのは、費用ではなく事故対応です。夕方に「ぶつけました」と電話が来たとき、その場で判断できる人がいないと現場が止まります。導入前に、A4一枚でよいので次を決めて配ってください。

• 第一報の連絡先と順番。警察への届け出は運転者本人が必ず行うこと。
• 保険会社の事故受付番号。車内のダッシュボードに入れておきます。
• 代車が必要なときの手配先。
• 相手方との示談交渉は社員がしないこと（保険会社に任せる）。
• 私的利用の可否と、通勤利用を認めるかどうか。

あわせて、車両管理規程を整えます。運転できる人の条件（免許取得後の年数など）、飲酒運転をした場合の扱い、駐車違反の反則金は誰が払うか。反則金は運転者負担にする会社が多いですが、書いていないと毎回もめます。

社内の反対も想定しておきます。「車が増えると自分が運転させられる」という不安は現場に必ずあります。運転を業務命令にするのか、免許保有者の希望制にするのか。ここを曖昧にしたまま導入すると、特定の社員に運転が集中し、その人が退職したときに車だけ残ります。契約は5年、社員の在籍は5年とは限りません。

稟議は3案・5年総額・撤退コストの3点で並べる

決裁を通しやすいのは、安い案を1つ持っていくやり方ではなく、条件をそろえた3案を並べるやり方です。

1案目はメンテナンス付きリース、2案目は購入、3案目はカーシェアなど保有しない方法。この3つを同じ表に並べます。列は次の5つです。

• 初期費用（頭金、登録費用、装備）
• 月々の費用（駐車場・保険・燃料を含めた実額）
• 5年間の総額
• 途中でやめる場合の費用
• 総務の年間作業時間の見込み

5年総額まで出すと、月額の安さだけで議論が終わらなくなります。そして「途中でやめる場合の費用」の列があると、経営側は事業計画の変更リスクとして受け止めてくれます。ここは総務が入れないと誰も入れません。

数字は各社の見積もりから拾い、推定した部分には「概算」と明記します。根拠のない数字を1つ混ぜると、質問された瞬間に全体の信頼が落ちます。

最後に進め方です。まず直近1年の走行実績と運転者の人数を出します。次に駐車場の空きと月額を調べます。そのうえでリース会社2〜3社と、保有しない選択肢の見積もりを取ります。契約書案が出たら、中途解約・超過走行・原状回復の3か所を先に読みます。ここまでやってから、はじめて車種を決めます。順番を逆にしないでください。

買う前に確かめること

• 直近1年の走行距離と給油・高速代の実績を集計したか
• 中途解約したときの清算額の計算方法を書面で確認したか
• 走行距離の超過単価と、返却時の原状回復の基準を確認したか
• 駐車場の空き状況と月額、冬タイヤの保管場所まで見に行ったか
• 事故時の連絡順と、示談交渉を社員にさせない方針を文書にしたか
• 運転者の範囲と私的利用の可否を規程に落とし、現場に説明したか

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