法人携帯の契約、台数が増える前に総務が決めておくこと

最初に詰まるのは料金ではなく「誰の名義で何台あるか」

法人携帯の相談で最も多いのは「もう何台契約しているのか、総務も把握できていない」という状態です。営業が増えるたびに1台、現場に1台、共用の見積り用に1台と足していくと、数年で管理台帳が現実と合わなくなります。

実務でよく起きるのが、退職者の名前のまま生きている回線です。請求は毎月来ているのに、端末は誰の引き出しにあるかわからない。これが数台あると、月額で数千円ずつ、年間では無視できない金額が漏れていきます。

もう一つは名義の混在です。創業期に社長個人の名義で契約した回線が残っていたり、支店長が自分の名義で契約して経費精算していたり。個人名義のままだと、その人が辞めたときに会社が番号を引き継げません。取引先に案内している番号だと、実害が出ます。

ですから見直しの第一歩は、価格比較ではありません。回線番号・名義・端末・利用者・用途を1枚の表にすることです。ここが埋まらないうちに新しいプランを検討しても、比較の土台がありません。表を作る過程で、たいてい「使っていない回線」が数本見つかります。それだけで元が取れることもあります。

契約先は3つの型から選ぶ：キャリア直販・代理店経由・法人向け格安SIM

契約の入口は大きく3つに分かれます。それぞれ得意な会社の型が違います。

• 大手キャリアの法人窓口（直販）…担当者が付き、故障や紛失の対応が早い傾向です。データ量の多い使い方や、通話がとても多い部署がある会社に向きます。ただし単価は高めになりがちです。

• 代理店（販売店）経由…値引きや端末セットの提案が出やすい入口です。注意点は、契約書の相手が誰かをはっきりさせることです。回線契約はキャリアと、端末の分割やオプションは代理店の系列会社と、というように契約が分かれることがあります。解約時の窓口も分かれるので、後で「そこは弊社では承れません」となります。

• 法人向けの格安SIM（MVNO＝キャリアの回線を借りて提供する事業者）…月額を抑えたいときの選択肢です。データ量を社内で分け合える仕組みを持つところもあります。かわりに、故障対応は自社で手配する前提になりやすく、混雑時間帯の速度が落ちる場合があります。

選び方の目安は、通話とデータのどちらが主かです。現場からの短い連絡が中心で通話が少なければ、格安SIM系で足ります。外出先で図面や動画を扱う、テレビ会議に入る使い方があるなら、速度が安定する側を選んだほうが、結局は安く済みます。

端末代の残債とオプション、カタログの月額に出てこない費用

提案書の「1台あたり月額」は、たいてい通信料だけです。実際の支出は、そこに次のものが積み重なります。

• 端末代の分割金（多くは2年〜4年に分けて支払う形）
• 故障時の補償オプション（1台あたり月額数百円程度が一般的）
• 端末管理ツール（MDM＝会社が遠隔で端末を制御する仕組み）の利用料
• ケースや保護フィルム、充電器、車載ホルダーなどの周辺品
• 紛失・破損したときの実費と、代替機を手配する手間

とくに残債は、やめるときに効いてきます。端末代を分割で払っている途中に他社へ移ると、残りが一括請求になります。台数が多いと、金額がまとまって出ます。乗り換えを検討するなら、まず「今、全台の残債合計がいくらか」を出してもらってください。口頭ではなく書面で。これを見ずに乗り換えを決めると、稟議で通した金額と実際の支出が合わなくなります。

もう一つ落とし穴があります。安さの根拠が「◯年間の割引」になっている提案です。割引が切れた後の月額を必ず聞いて、稟議書には割引後の金額も併記しておきます。数年後に自分が説明を求められます。

退職・異動のたびに起きる回収と初期化、これを誰がやるか

継続契約でいちばん人手を食うのは、契約でも支払いでもなく、人の出入りに伴う端末の処理です。

退職時にやることは、だいたいこうなります。端末の回収、私物の写真やアプリの削除、会社アカウントのログアウト、初期化、次の利用者への引き渡しか一時保管。ここを人事任せにすると、たいてい抜けます。退職の最終日は本人も周りもばたばたしていて、スマホは最後まで手元に残るからです。

現実的な対策は3つです。ひとつは、貸与時に貸与書を1枚交わすこと。端末の機種、番号、付属品、返却義務を書いて署名をもらいます。ふたつめは、退職手続きのチェックリストに「社用スマホ返却」を項目として入れ、返却の確認欄を作ること。みっつめは、遠隔で初期化やロックができる端末管理ツールを入れておくことです。連絡が取れない相手から回収できないとき、これがないと打つ手がありません。

置き場所の話も現実的です。回収した端末と充電器がどんどん増えます。鍵のかかる棚を1段確保しておいてください。古い端末は、電池が膨らむことがあります。データを消したあとの廃棄は、産業廃棄物として扱うか、下取りに出すかを先に決めておくと、期末に慌てません。

私物スマホの業務利用（BYOD）と手当支給、どちらを選ぶか

「会社で配らず、私物のスマホを使ってもらって手当を出せば安い」という案は、必ず誰かが言い出します。判断材料を整理します。

手当方式の利点は、端末代がかからないこと、退職時の回収が不要なことです。欠点は、業務の連絡先や顧客データが個人の端末に残ることです。退職後にその端末から取引先へ連絡が行っても、会社は止められません。名刺アプリや業務チャットを入れているなら、そこは真剣に考える必要があります。

また、手当は原則として給与として扱われる部分が出てきます。金額の決め方や課税の扱いは会社ごとに違うので、顧問の税理士か社会保険労務士に一度確認してください。ここを自己判断で決めると、後の税務調査で説明に困ります。

実務的な折衷案として、次のような線引きをする会社が多いです。

• 顧客の個人情報や図面を扱う職種は会社貸与
• 社内連絡だけの職種は私物利用＋手当
• 通話番号を取引先に案内する必要がある人は会社貸与

全員一律にしないほうが、費用と安全のバランスは取りやすくなります。ただし、基準を文書にしておかないと「なぜあの人だけ貸与なのか」という不満が出ます。

稟議は「値下げ」より「管理できていない状態の解消」で書く

社用スマホの稟議は、単純な値下げとして書くと弱いことがあります。金額の差が小さいと「今のままでいいのでは」と返ってきます。

通りやすいのは、次の3点を並べる書き方です。

• 現状の棚卸し結果（契約◯回線のうち、利用者が特定できない回線が◯本、個人名義が◯本）
• そのまま放置した場合のリスク（退職者経由の情報流出、名義人が辞めた際に番号を引き継げない）
• 切り替え後の姿（全回線を法人名義に統一、貸与書と返却チェックの運用、月額はおおよそ現状比で◯%程度）

つまり、費用の話に「管理できていない状態を直す」という理由を足します。決裁者が気にするのは、金額よりも「あとで自分が説明を求められる事故」です。

現場の反対も先に想定しておきます。よくあるのは「今の機種が使いやすいから変えたくない」「乗り換え作業の時間が取れない」です。前者には、機種の選択肢を2種類くらい用意すると収まりやすくなります。後者には、部署ごとに切替日を分ける段階移行を提案します。全社一斉の切り替えは、総務の電話が鳴り止まなくなります。経験上、それだけは避けたほうが無難です。

契約前に決めておくこと、そして最初の1週間でやること

最後に、順番だけまとめます。

1. 棚卸し表を作る。番号・名義・端末・利用者・用途・残債。ここが出発点です。2. 使っていない回線を止める。それだけで比較の前提が変わります。3. 貸与ルールを文書にする。会社貸与の対象職種、私物利用の可否、返却の義務。4. そのうえで見積りを取る。3つの型から、少なくとも2社に同じ条件で出してもらいます。5. 契約書で、契約期間、途中解約の扱い、端末残債の扱い、番号の引き継ぎ（他社へ移せるか）、解約の申し出方法と期限を確認します。口頭説明ではなく条項で。6. 稟議は、費用比較＋管理状態の改善＋移行スケジュールの3点セットで出します。

運用が始まったら、最初の1週間で貸与書の署名を全員分そろえてください。あとから集めるのは、驚くほど大変です。そして半年に一度、請求書の回線数と在籍者名簿を突き合わせる時間を、カレンダーに入れておきます。30分で終わります。この30分をやっている会社は、次の契約更新のときに困りません。

買う前に確かめること

• 契約回線の一覧に、利用者不明の回線と個人名義の回線が何本あるか数えた
• 全台の端末代残債の合計を、書面で出してもらった
• 割引が終わったあとの月額を確認し、稟議書に併記した
• 貸与書と、退職時の返却チェック欄を用意した
• 解約の申し出方法と期限、番号を他社へ移せるかを契約条項で確認した
• 回収した端末と充電器を置く、鍵のかかる棚を確保した

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