書類のスキャン代行と電子帳簿保存法、総務が発注前に確かめる検索要件と原本の廃棄

まず「義務の部分」と「任意の部分」を分ける

電子帳簿保存法の話は、区分を混ぜると社内説明が破綻します。実務では次の3つに分けて考えると整理できます。

• 電子取引データの保存：メールで届いたPDFの請求書、Web上でダウンロードする利用明細など、最初から電子でやりとりしたものです。これは原則としてデータのまま保存することが求められます。紙に印刷して綴じるだけ、という運用は原則として認められません。ここは任意ではありません。

• スキャナ保存：紙で受け取った領収書や請求書をスキャンして、電子データで保存する扱いです。これは任意です。やらなくても、紙のまま保存していれば違法にはなりません。

• 帳簿書類の電子保存：会計ソフトで作った帳簿をデータのまま保存する扱いです。これも要件を満たせば可能、という性格のものです。

稟議の冒頭には「今回やるのは任意のスキャナ保存であり、義務である電子取引データの保存とは別の話です」と書き分けてください。ここを曖昧にすると、経営から「法律で決まってるんだろ、早くやれ」と言われ、本来は急ぐ必要のない範囲まで巻き込まれます。

スキャナ保存は任意。やらない選択も稟議に書ける

紙をスキャンして原本を捨てられるようにするには、解像度や色、タイムスタンプまたは訂正削除の履歴が残る仕組み、入力期間の管理、検索できる状態、といった要件を満たす必要があります。おおむね200dpi以上・カラーといった水準が示されていますが、要件は改正が重ねられており、最新の内容は国税庁の一問一答と顧問税理士で確認してください。

ここで総務が先に決めるべきは、「何のためにやるか」です。目的が「書庫が満杯で、外部保管料を減らしたい」なら効果は測れます。目的が「ペーパーレスにしたいから」だけだと、要件対応の手間に見合いません。

現実的なのは、対象を絞ることです。

• 量が多く、保存期間も長い証憑（請求書・領収書）に限る
• 契約書や登記関係など、原本そのものに意味がある書類は紙で残す
• 過去分は手をつけず、ある期日以降の分だけ電子化する

「全社の紙を全部」から始めると、たいてい途中で止まります。やらない範囲を明記した稟議のほうが通りやすい、という場面も多くあります。

検索要件は「3項目」。ここが代行費用を動かす

電子データで保存する場合、取引年月日・取引金額・取引先の3項目で検索できる状態にすることが基本です。ファイル名にこの3つを入れて規則的に並べる方法でも対応できる場合がありますし、文書管理システムの項目として持たせる方法もあります。なお、一定規模以下の事業者で、税務調査の際にデータのダウンロードや書面の提示に応じられる場合は、検索要件が緩和される扱いがあります。自社が該当するかは、売上規模の基準を含めて税理士に確認してください。

総務にとって重要なのは、この3項目を誰が入力するかです。

• スキャンするだけなら単価は安い
• 日付・金額・取引先を1件ずつ入力してもらうと、別料金のインデックス入力になる
• 自社で入力すると、1件あたり数十秒でも、月に数百件あれば相応の工数になる

見積を比べるときは、「スキャン単価」ではなく「検索できる状態になるまでの合計金額」で揃えてください。ここを揃えないと、安い見積が実は何も含んでいなかった、という比較ミスが起きます。

見積に出てこない費用は、前処理と再スキャン

スキャン代行の見積書に並ぶのは、たいてい1枚あたりの読み取り単価です。実際の請求額を動かすのは、そこではありません。確かめるのは次の点です。

• 前処理（ホチキス・クリップの除去、付箋はがし、折れの伸ばし、破れの補修）が単価に含まれるか、別料金か
• サイズ混在（A4とA3と領収書の小片が混ざっている箱）の扱い。別料金になることがあります
• 原本の集荷・返送費用、箱単位の最低料金
• 読み取り失敗や傾きがあったときの再スキャンが無償か
• 納品形式（PDFの単ページかまとめか、ファイル名の付け方、CSVの索引を付けるか）
• 機密文書を扱う作業場所と、作業者の守秘義務の取り決め

もう一つ、社内側の手間も見積に入りません。箱に詰める前に「これは出さない書類」を抜く作業です。人事の個人記録、健康診断の結果、マイナンバーを含む書類は、同じ箱に混ぜてはいけません。この仕分けを総務が一人でやると、数日単位の作業になります。発注前に、部署ごとに抜いてもらう段取りを決めておいてください。

原本をいつ捨てるか、社内で合意してから発注する

スキャンしても、原本を捨てる判断は自動的にはできません。ここで止まる会社が多くあります。

• 税務関係の証憑は、要件を満たしたスキャナ保存ができていれば原本の廃棄が可能とされますが、要件を満たしていなければ紙も必要です
• 契約書は、印紙を貼った原本や、押印のある原本そのものを求められる場面があります。裁判や取引先からの照会を想定すると、画像だけでは心もとない書類があります
• 会社法や労働基準法など、税法以外の法律で保存が求められる書類は、電子帳簿保存法の話とは別枠です

実務でよくあるのは、「スキャンは終わったが、怖いので原本も倉庫に置いたまま」という状態です。これだと保管料は減らず、スキャン費用だけが増えます。発注前に、廃棄のルール（どの種類を、スキャン後どのくらい置いてから、誰の承認で廃棄するか）を文書にして、経理・法務担当・税理士の了解を取っておいてください。廃棄まで決まっていない電子化は、コスト削減になりません。

代行に出すか、自社で読み取るかの分かれ目

判断の軸は量と継続性です。

• 過去分の一括電子化（書庫の中身を一度に片づける）は、代行が向いています。自社でやると通常業務が止まります
• 毎月発生する請求書や領収書は、自社で読み取るほうが現実的です。月に一度まとめて外に出すと、支払処理が遅れます

自社でやる場合は、置き場所と運用担当を先に決めてください。スキャナ本体は机の上に収まっても、スキャン待ちの紙束の置き場が必要です。担当が一人だと、その人が休んだ月に止まります。

また、文書管理システムやクラウド保管を契約する場合は、やめるときの条件を先に確認します。

• 容量課金かユーザー課金か。年々データが増える前提で、数年後の費用を試算する
• 解約時にデータを一括で取り出せるか。形式はPDFか、索引のCSVも付くか
• 解約後の保存データの扱いと、返却・消去の期限

電子化は入るときより、やめるときに詰まります。取り出せない形で預けると、次のシステムに移れません。

で、どう進めるか（順序だけ決める）

手順はおおむね次の順で進めると、途中で止まりにくくなります。

1. 現状の棚卸し。書庫の箱数、年間に増える紙の量、外部保管料の年額を出します。ここが稟議の根拠になります。2. 義務の部分（電子取引データの保存）が守れているかを先に確認します。ここが抜けていると、スキャンの話より優先です。3. 電子化する書類の種類を絞り、原本の廃棄ルールを税理士と合意します。4. 代行に出す範囲（過去分）と自社で回す範囲（日々の分）を分けます。5. 見積は「検索できる状態になるまでの総額」で3社程度を比較します。前処理・インデックス入力・再スキャン・返送が含まれるかを同じ条件に揃えます。6. 試しに1箱だけ出して、納品物を見てから本発注します。ファイル名の付け方や画像の読みやすさは、現物を見ないと判断できません。

稟議には「削減できる保管料」と「要件を満たせなかった場合は紙も残す」の両方を書いておくと、後から説明に困りません。

買う前に確かめること

• 電子取引データの保存（義務）とスキャナ保存（任意）を社内で書き分けたか
• 電子化する書類の種類を絞り、紙で残す書類を明記したか
• 原本をいつ・誰の承認で廃棄するかを税理士と合意したか
• 見積は前処理・索引入力・再スキャン・返送を含む総額で比較したか
• 保管サービスは解約時にデータを一括で取り出せる契約になっているか
• 日々のスキャン担当と、スキャン待ちの紙の置き場を決めたか

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