書類の外部保管と機密文書の処分、総務が契約前に確かめる出庫料と引き上げ費用

最初にやるのは業者選びではなく、保存年限の棚卸し

見積もりを取る前に決めることがあります。何を、いつまで残すのか、です。ここが決まっていないと、捨てられる書類まで何年も預け続けることになります。月額保管料は箱の数に比例するので、これはそのまま無駄な固定費になります。

確かめるのは次の点です。

• 法令で保存期間が決まっている書類（帳簿書類、給与や労務の記録、契約書など）を、種類ごとに一覧にする
• 年限が過ぎているのに残っている箱がどれだけあるかを数える
• 原本でなければならないものと、写しで足りるものを分ける
• 持ち出す頻度（年に何回出すか）を、書類の種類ごとにざっくり見積もる

保存期間は書類の種類や法令によって異なり、改正もあります。社内の思い込みで決めず、顧問税理士や社労士に「この種類は何年か」を確認してから棚卸しすると安全です。

この作業をすると、外部保管に出す前に箱がかなり減ることがあります。減らしてから預ける。順番を逆にすると、要らない書類の保管料を払い続けることになります。

月額保管料だけで比べない ─ 入庫・出庫・特急の実費

文書保管サービスの料金は、箱1つあたりの月額で示されることが多いです。ここだけ見ると驚くほど安く見えます。実際の請求はそうなりません。

見積書で分けて確認したい費目は、おおよそ次のとおりです。

• 保管料（箱単位・月額）
• 入庫料（預けるとき。箱の受け取り、リスト登録）
• 出庫料（取り出すとき。1箱ごとか、1回ごとか）
• 配送料（往復か片道か、エリアで変わるか）
• 特急・当日便の追加料金
• 書類単位の抜き出しやスキャン送信の手数料
• 専用保管箱の購入費、バーコードやリスト作成の費用

実務でよく詰まるのは出庫です。税務調査、労基署の調査、取引先からの問い合わせ、訴訟や開示の対応。どれも「今日ほしい」と言われます。通常便だと数日かかる契約だと、そのたびに特急料金がかかります。年に何回出しそうかを先に見積もり、通常便と特急の単価を両方もらってください。月額の安さより、ここの合計で順位が入れ替わることがあります。

やめるときに一番かかる ─ 全量引き上げと廃棄の費用

継続契約は、入るときより解約時に詰まります。文書保管は特にそうです。預けた箱は、解約するときに全部どこかへ動かさなければなりません。

契約前に、次を書面で確認してください。

• 契約期間と自動更新の有無、解約予告は何か月前か
• 解約時に全箱を引き取る場合の費用（1箱あたりの出庫料が全数にかかる契約かどうか）
• 自社に返してもらうのか、そのまま溶解処分できるのか、処分単価はいくらか
• 他社へ移す場合の引き渡し方法（リストデータをもらえるか、形式は何か）
• 最低契約期間や最低箱数のしばりがあるか

よくあるのは、預けるときの入庫料は無料または割引なのに、出すときは1箱ごとに課金される形です。数百箱あると、解約費用が年間保管料を超えることもあり得ます。「やめるといくらか」を見積書に1行入れてもらう。これだけで比較の質が変わります。

もう一つ。箱の中身リストを自社側でも保持できるかを確認してください。リストが業者のシステムの中にしかないと、乗り換えの検討すら難しくなります。

機密文書の処分は、方式より「置き場所」と「証明書」で選ぶ

不要になった書類の処分方法は、大きく分けて三つあります。社内のシュレッダーで裁断する、鍵付き回収ボックスに入れて業者に運んでもらう、まとまった量をトラックで引き取ってもらう、です。

選ぶときに効くのは、方式そのものより次の点です。

• 回収ボックスの置き場所があるか（通路を塞がない、施錠管理の担当を決められるか）
• ボックスのレンタル料が月額でかかるか、回収1回ごとの課金か
• 回収の頻度と、満杯になったときの臨時回収の扱い
• 溶解処理か裁断か、そして処理証明書を発行してもらえるか
• 立ち会いができるか、車両に載せてからの流れを説明できるか

個人情報や取引先の情報を含む書類は、処分したことを社内外に説明できる形にしておくと安心です。処理証明書は、取引先の監査やISMSなどの認証対応で求められることがあります。

現場でつまずきやすいのは、クリップやファイルの金具、バインダーの取り外しです。「そのまま入れてよい」とする業者もあれば、分別を求める業者もあります。分別が必要だと、社員の作業時間という見えないコストが毎回かかります。

スキャン代行で電子化しても、原本をすぐ捨てられるとは限らない

「電子化すれば保管料が要らない」という提案はよく出ます。方向としては合っていますが、原本を廃棄してよいかは別の話です。

電子帳簿保存法（帳簿や書類を電子データで保存するときのルールを定めた法律）では、紙で受け取った書類をスキャンして保存する場合に、解像度や検索できる状態などの要件が定められています。要件を満たさない電子化は、単に写しを作っただけで、原本の保存義務は残ります。改正が繰り返されている分野でもあるので、自社の運用が要件を満たすかは顧問税理士に確認してから進めるのが安全です。

また、契約書や登記関係など、原本そのものに意味がある書類もあります。電子化の対象は「探すのに時間がかかるが、原本は倉庫で寝ていてよいもの」から始めると失敗が少ないです。

スキャン代行を頼む場合、確かめるのは次の点です。

• 単価はページ単位か箱単位か、ホチキス外しなどの前処理は含まれるか
• ファイル名やインデックスの付け方を自社で指定できるか
• 納品形式と、あとから自社サーバーやクラウドへ移せるか
• 作業中の書類の持ち出し範囲と、再委託の有無

稟議は「坪単価との比較」で通す

外部保管の稟議は、金額だけ見ると増える話に見えます。通しやすいのは、社内で書庫に使っている面積を賃料に換算して並べる方法です。

書庫やキャビネットが占めている面積に、坪あたりの賃料を掛ける。そこに、書類を探す時間や、移転時に書庫ごと運ぶ費用を足す。外部保管の年額と並べると、判断材料になります。オフィス移転を検討している会社なら、移転前に箱を減らすと運搬費と新オフィスの必要面積の両方に効きます。

稟議書に入れておくと質問が減る項目は、次のとおりです。

• 初年度費用（入庫料＋配送料＋保管料）と、次年度以降の年額
• 想定する年間の出庫回数と、その費用
• 解約したときにかかる費用（全量引き上げの概算）
• 誰が運用するか（箱のリスト管理、出庫の依頼、回収ボックスの鍵）

最後の「誰が運用するか」が抜けると、契約後に総務の手が止まります。担当が異動すると、箱の中身が誰にも分からなくなるのもよくある話です。リストの置き場所と更新ルールを、契約と同時に決めておいてください。

買う前に確かめること

• 預ける前に保存年限を棚卸しし、期限切れの箱を先に処分したか
• 入庫料・出庫料・配送料・特急料金を単価で分けてもらったか
• 解約時に全箱を引き上げる場合の概算費用を書面でもらったか
• 処理証明書の発行有無と、クリップ等の分別が必要かを確認したか
• 箱の中身リストを自社側でも保持・更新できる形になっているか
• 回収ボックスの置き場所と鍵の管理担当を社内で決めたか

候補になる分類

よくある質問