社員研修とeラーニングの契約、総務が申し込む前に確かめる受講率とID課金

見積書の「1人あたり月額」より、最低契約ID数と課金単位を先に見る

eラーニングの見積は、たいてい「1IDあたり月額◯◯円」と書かれています。安く見えます。ですが実務で効いてくるのは、そこではありません。

確かめるのは次の点です。

• 最低契約ID数（例：50ID未満は受け付けない、という下限があることがあります）
• 課金単位は「発行したID数」か「実際に受講した人数」か
• 年間一括前払いか、月額請求か
• 期の途中でID数を減らせるか（減らせない契約が珍しくありません）
• 退職者のIDを別の人に付け替えられるか（付け替え不可だと、退職のたびにIDが目減りします）

従業員40人の会社が「将来を見て」50ID契約すると、10ID分はまるまる使われません。1ID月額が数百円でも、年間では無視できない額になります。しかも翌年、自動更新で同じ数が請求されます。

おおよその感覚として、初年度の実受講率は想定よりかなり低く出ます。案内メールを流しただけでは、半分も動かないと考えておいたほうが安全です。であれば、初年度は対象者を絞って最小構成で契約し、翌年に増やせる条項を入れておく。増やすのは簡単ですが、減らすのは契約期間が終わるまでできないことが多いからです。

受講時間は労働時間か ─ ここを決めずに配ると、あとで揉める

これは総務が必ず先に決める論点です。会社が業務命令として受けさせる研修は、就業時間外に受けたとしても労働時間として扱うのが原則です。「好きなときに自宅で受けてね」と配ると、時間外の受講分について、あとから割増賃金の話になり得ます。

やっかいなのは、eラーニングには受講ログが残ることです。何月何日の何時何分に、どの動画をどこまで見たか、システム側に記録されています。労働時間をめぐる話し合いになったとき、この記録はそのまま証拠になります。紙の研修と決定的に違う点です。

実務上は、次のどれかを先に決めて、周知文に明記します。

• 必修は就業時間内に受講する。時間を業務として確保する
• 任意受講は完全に自由参加とし、受講を人事評価に結びつけない
• 時間外受講を認める場合は、申請して時間を計上するルールにする

「任意です」と言いながら、未受講者に上長から督促が飛ぶ運用は、実質的に業務命令です。ここが曖昧なままだと、労務の相談窓口に持ち込まれたときに説明できません。導入の稟議書に、受講時間の扱いを一行入れておくと、あとで自分を助けます。

集合研修・講師派遣は、キャンセル料と日程変更の条件で決まる

外部講師を呼ぶ形の研修や、公開講座に社員を送る形の研修は、単価そのものより取消の条件が効いてきます。

確かめる点です。

• キャンセル料が発生し始めるのは何日前からか
• 日程変更（リスケ）は無償で何回までか。変更とキャンセルは別扱いか
• 人数変更の締切はいつか。減った分は返金されるか、頭数分の最低額があるか
• 欠席者が出た場合、後日の振替や録画視聴があるか
• 交通費・宿泊費・会場費・資料印刷代が見積に含まれているか

中小企業で研修が流れる理由は、だいたい繁忙期と急な退職と体調不良です。予定どおり全員が出席する前提の契約は、現実に合いません。繁忙期に研修日を入れないこと、そして開催2週間前くらいまで人数を調整できる条件を取ること。この2つで、無駄払いの多くは防げます。

もう一つ。会場を自社の会議室にすると安く見えますが、当日は総務が机を並べ、機材をつなぎ、昼食を手配することになります。半日つぶれます。この人件費は見積書に出てきません。社外会場との差額を比べるときは、その分を頭に入れてください。

助成金を当てにするなら、申し込む前に証憑の要件を確認する

研修費用に公的支援を使える場合があります。ただし、先に契約してから申請しようとすると、間に合わないことがあります。制度によっては、研修を始める前に計画を届け出る必要があるからです。順番を間違えると、内容がよくても対象外になります。

実務で詰まるのは、金額ではなく証憑（しょうひょう＝証拠書類）です。よく求められるのは次のようなものです。

• 研修の実施内容とカリキュラム、訓練時間がわかる資料
• 受講者ごとの出席記録、または受講ログ
• 受講中の賃金を支払ったことがわかる賃金台帳と出勤簿
• 支払いを証明する請求書と振込記録

ここで問題になるのが、eラーニングの受講ログです。サービスによって、出力できる項目が違います。受講時間が分単位で出るもの、修了日だけしか出ないもの、CSVで落とせないものがあります。申し込む前に「受講記録をCSVで出せますか」と一言聞いてください。営業担当が即答できないなら、サンプルを見せてもらうところまでやります。

そして、助成金は申請すれば通るものではありません。入金は研修が終わってかなり後になります。助成されない前提で払える金額かどうかを、稟議の段階で見ておいてください。

やめるときに残るのは受講履歴 ─ 解約後にデータが消える前提で考える

継続契約は、入るときより、やめるときに詰まります。研修サービスも同じです。

解約すると、多くの場合サービス上のアカウントは止まり、受講履歴も見られなくなります。契約期間中はいつでも見られたので、誰も手元に落としていません。ここで困るのが、記録を残す義務がある研修です。安全衛生に関する教育、ハラスメント防止に関する取り組み、業種によっては法令で定められた教育など、「やりました」と説明する必要がある場面があります。履歴が消えたあとに聞かれると、証明できません。

先に確かめることです。

• 解約後、データを何日間ダウンロードできるか
• 受講履歴・修了証をCSVやPDFで一括出力できるか。1人ずつしか出せない仕様ではないか
• 別のサービスに乗り換えるとき、過去の履歴を取り込めるか（たいてい取り込めません。自社で保管する前提になります）
• 自動更新の場合、解約の申し出はいつまでか（更新日の数か月前、という条件が入っていることがあります）

運用としては、年度末に受講履歴を出力してファイルサーバーに保存する、と決めてしまうのが確実です。年1回、担当者のカレンダーに入れておく。これだけで、解約時の慌てがなくなります。

で、どうすればいいか ─ 決める順番と、稟議の通し方

順番はこうです。

1. 目的を1つに絞る。「全社の底上げ」は目的になりません。新入社員の立ち上がり、管理職の労務知識、ハラスメント防止の全社周知、のどれか1つにします2. 対象者を数える。全社員に配る必要が本当にあるか。初年度は絞ります3. 受講時間を勤務時間内とするか決め、上長に先に話を通す。現場が反対する理由は「時間が取れない」がほとんどです。時間を確保する約束をセットで出せば、反対は減ります4. 見積を取るとき、最低ID数・期中減の可否・自動更新と解約予告・受講記録の出力形式を、必ず文書で確認する5. 無償トライアルがあれば、総務だけでなく現場の数人に触ってもらう。操作が重いサービスは、内容が良くても使われません

稟議書には、金額だけでなく「誰が運用するか」を書いてください。ID発行、受講案内、未受講者の把握、年度末の履歴出力。この作業は自然には消えません。担当者名と、年間でおおよそ何時間かかるかを書くと、決裁が通りやすくなります。逆に、そこを書けない導入は、たいてい1年で形骸化します。

最後に一つ。初年度は小さく契約してください。使われる形が見えてから広げる。減らせない契約を最初から大きく結ぶのが、いちばん高くつきます。

買う前に確かめること

• 最低契約ID数と、期の途中でID数を減らせるかを書面で確認したか
• 自動更新の有無と、解約を申し出る期限が更新日の何か月前かを確認したか
• 受講時間を勤務時間内とするか決め、上長と現場に先に説明したか
• 受講履歴をCSVやPDFで一括出力できるか、サンプルで確かめたか
• 集合研修のキャンセル料が何日前から発生し、日程変更が何回まで無償かを確認したか
• ID発行・受講案内・年度末の履歴保存を誰がやるか、稟議書に名前で書いたか

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