助成金・補助金の申請、着手前に総務が確かめる不支給リスクと成功報酬

助成金と補助金は別物として扱う

同じ「公的支援」でも、性格がかなり違います。ここを混ぜると社内説明が破綻します。

• 雇用関係の助成金（主に厚生労働省・都道府県労働局が窓口）は、要件を満たせば支給される性格のものが多いです。人を雇う、賃金を上げる、教育訓練をする、といった労務の行動に対して出ます。予算枠はありますが、コンテストではありません。

• 補助金（経済産業省系や自治体のもの）は、申請書の内容を審査して採択・不採択が決まる性格のものが多いです。設備投資やIT導入、販路開拓などが対象になります。書き方の勝負になる場面があり、採択率が公表されているものもあります。

総務が現実的に取りにいけるのは、まず前者です。日常の労務手続きの延長線上にあり、社内の誰が動くかもはっきりします。後者は事業計画を書く担当が別に必要で、総務が兼任で回すと途中で止まりがちです。

稟議では「これは審査で落ちる可能性があるものか、要件を満たせば出るものか」を最初に書き分けてください。ここを曖昧にすると、経営から「取れるんだろ？」と言われ、あとで説明に困ります。

申請前に落ちる会社の共通点は労務の足元

審査以前の段階で対象外になるケースが、実務では一番多いです。カタログにも募集要領の冒頭にも書いてありますが、読み飛ばされます。

• 労働保険料の未納・滞納があると、その時点で門前払いになる制度が多くあります。分割納付中の扱いも制度ごとに違います。

• 出勤簿が自己申告のメモだけ、タイムカードの打刻と残業代の計算が合っていない、といった状態は危険です。助成金の確認資料は賃金台帳・出勤簿・労働条件通知書のセットです。ここで未払い残業が見えると、助成金どころではない話になります。

• 就業規則が労働基準監督署に届け出されていない、あるいは実態と違う古い版のまま、という会社は珍しくありません。制度によっては規則の該当条文の提出を求められます。

• 過去に不正受給や重大な労働関係法令違反があると、一定期間申請できない扱いになります。

つまり、助成金の申請は労務の健康診断です。私が過去に一度止めた案件は、金額は魅力的でしたが、出勤簿を出した瞬間に別の問題が表に出る状態でした。まず足元を直し、翌年度に回しました。これは負けではなく、正しい順序です。

着手のタイミングを1日間違えると全額対象外になる

これが一番痛い失敗です。取り返しがつきません。

i多くの制度に「事前手続き」があります。雇用関係の助成金では計画届や訓練計画を先に提出し、受理された後に実施する、という順序が定められているものがあります。補助金では交付決定の前に発注・契約・支払いをしたものは対象外、という原則があります。

現場では、こういう形で崩れます。研修の日程を先に押さえてしまった。設備の見積を取ったつもりが発注書扱いになっていた。採用が先に決まり、入社日が届出前になった。いずれも「制度は使えたのに、順序で消えた」パターンです。

• 社内には「公的支援を使う可能性がある案件は、契約・発注の前に総務へ一報」というルールを一本入れてください。メール一行でよいので、記録が残る形にします。

• 見積、注文、契約、納品、検収、支払の日付を1枚の表にして残します。あとで求められるのは、この日付の並びです。

• 年度替わりの募集要領は変わります。前年の資料で動かないこと。募集要領は毎回、対象期間と事前手続きの箇所だけでも読み直します。

入金は思ったより遅い。稟議は「もらえない前提」で組む

公的支援は基本的に後払いです。先に自社で払い、あとで支給されます。ここを見落とすと、資金繰りの話になります。

• 支給申請の受付期間は、実施が終わった後に設定されているのが通常です。そこから審査があり、入金までさらに時間がかかります。制度によっては、支出から入金まで半年から1年程度かかることもあります。

• 年度をまたぐと、会計処理の話も出てきます。いつの収益に立てるか、消費税の扱いをどうするか。経理・顧問税理士に事前に一声かけておくと、後の手戻りが減ります。

• 補助金は採択されても交付額が減額されることがあります。実績報告の内容次第です。

稟議の書き方としては、支出は満額で申請し、支給見込みは「入れば戻る」という注記に留めるのが安全です。助成金が入る前提で予算を組むと、不支給や減額のときに事業そのものが止まります。私は稟議書に「支給されなかった場合もこの支出は妥当か」という一行を入れるようにしています。この一行が書けない案件は、そもそも助成金目当ての案件です。

代行に頼むかどうかと、成功報酬の見方

社会保険労務士や中小企業診断士、支援機関、民間のコンサルに頼む選択もあります。ここは値段の比較よりも、条件の確認です。

• 雇用関係助成金の申請代行は、社会保険労務士の業務です。誰がやるのかを確かめてください。

• 成功報酬型は、支給額の一定割合という形が多く見られます。着手金が別にかかる場合もあります。確かめる点は、報酬の計算の基礎（支給決定額か入金額か）、支払時期（決定時か入金後か）、不支給のときの扱い、複数年にわたる制度で2年目以降も報酬が発生するか、です。

• 「うちに任せれば通ります」という言い方をするところは避けます。要件を満たすかどうかは制度側が決めます。

• 自社で用意する書類の量も確かめます。代行に頼んでも、賃金台帳や出勤簿を出すのは自社です。ここが整っていないと、代行費用を払った上で総務が徹夜します。

• 契約書を交わし、社内の担当と窓口を1人に決めます。労働局からの照会は期限が短いことがあり、担当不在で流れる事故が起きます。

初回は代行に入ってもらい、手順を見て覚え、2回目以降を自社でやる形が現実的だと思います。

で、どうすればいいか（3週間でできる進め方）

順番だけ守れば、そう難しくありません。

• 1週目：足元の確認です。労働保険料の納付状況、就業規則の届出済み版、賃金台帳と出勤簿の直近数か月分、雇用契約書の様式。この4点を机の上に並べます。並べられない項目が、そのまま優先課題です。

• 2週目：情報源を絞ります。厚生労働省と都道府県労働局のサイト、自治体の産業振興課、商工会議所、顧問社労士。この5つで足ります。まとめサイトの古い情報は使わないでください。募集要領の原文にあたるのが結局早いです。

• 3週目：自社の来期予定と突き合わせます。採用、賃上げ、研修、設備更新、就業規則の改定。すでに予定していることに合う制度だけを候補にします。助成金のために事業をつくると、たいてい続きません。

• そのうえで、候補が1つに絞れたら、窓口に事前相談を入れます。電話がつながりにくい時期もあるので、余裕を見てください。相談したときの担当者名と日付、言われた内容はメモに残します。後で解釈が食い違ったときに効きます。

最後に一つ。取れなかった年があっても、労務の書類が整うのは会社の資産になります。そこは無駄になりません。

買う前に確かめること

• 労働保険料の納付に未納や滞納がないか確認したか
• 就業規則の届出済み版が手元にあり、実態と合っているか
• 賃金台帳と出勤簿が直近分まで整い、残業代の計算と一致しているか
• 計画届など事前手続きの期限と、発注・契約の予定日が逆になっていないか
• 支給されなかった場合でもこの支出を続ける判断か、稟議に明記したか
• 代行を頼む場合、不支給時の報酬と2年目以降の扱いを契約書で確かめたか

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