業務委託・外注の発注、総務が契約前に確かめる支払サイトと偽装請負

業務委託は「安い人手」ではない。雇用との線引きを先に決める

人が足りないときに、採用ではなく外注で埋める判断はよくあります。社会保険料がかからず、繁忙期だけ頼めるからです。ただし、ここで線を踏み越えると、あとから重い指摘を受けます。

危ないのは、契約書の表題が「業務委託」でも、実態が雇用に近い場合です。実態で判断されます。よく挙がる要素は次のようなものです。

• 仕事のやり方や順序を、自社の社員が細かく指示している
• 始業・終業の時刻を決め、勤務時間を管理している
• 他社の仕事を受けることを事実上禁じている
• 成果物ではなく、働いた時間に対して払っている

これらが重なると、労働者性があると判断される可能性が高まります。そうなると、残業代や社会保険の遡及、派遣法との関係（いわゆる偽装請負）が問題になります。

総務が最初にやるのは、現場に「何を頼むのか」を聞き直すことです。答えが「人手が足りないので、うちの指示で動いてほしい」なら、それは外注ではなく採用か派遣の検討です。答えが「この成果物を、この期限までに作ってほしい」なら、業務委託で組めます。この整理を先にしないまま契約書だけ作ると、紙と実態がずれたまま走ります。

発注のたびに紙にする4項目：範囲・検収・金額・期限

基本契約書を一本結んで安心してしまう会社は多いのですが、もめるのは個別の発注の中身です。チャットや口頭で「この辺よろしく」と頼み、納品後に「そこまで含むと思っていた」「聞いていない」で詰まります。

発注書（注文書）に、最低限この4つを書いてください。

• 業務の範囲：やること、やらないこと。修正対応は何回までか。追加が出たときは別見積にするのか。
• 検収：何をもって完了とするか。誰が確認し、何日以内に返答するか。期限内に返答しなければ合格扱いになる、という書き方をする契約もあります。
• 金額と内訳：消費税の扱い、交通費や実費の負担、源泉徴収の有無。
• 期限：納品日と、素材や情報を自社が渡す期限。こちらの遅れで納期が延びたときの扱いも書きます。

とくに抜けやすいのが「自社側の義務」です。資料提供やレビューが遅れて納期が崩れ、追加費用を請求される流れは珍しくありません。発注書に自社の提出期限も書いておくと、社内の現場にも効きます。

なお、取引の条件を書面や電子メール等で明示することは、フリーランスへの発注では法律上の義務として整理されています。口頭発注のままにしない理由は、トラブル防止だけではありません。

支払いで一番詰まるのは、自社の支払サイトのほうです

外注先と金額で合意しても、経理の支払条件で引っかかることがあります。中小企業や個人への発注には、支払期日のルールがあるためです。

フリーランス（従業員を使わない個人など）への発注では、成果物を受け取った日から起算して一定期間内（おおむね60日以内のできる限り短い期間）に支払う、という考え方が法律で定められています。親事業者と下請事業者の関係にあたる取引にも、同様の支払期日のルールがあります。下請取引のルールは近年改正され、名称や内容が変わっています。最新の内容は公正取引委員会や中小企業庁の公表資料で確認してください。

ここで問題になるのが、自社の支払サイクルです。「月末締め・翌々月末払い」で運用している会社だと、月初に納品を受けた案件は支払いまでが長くなり、ルールの範囲を超えることがあります。経理に確認するのは次の点です。

• 外注先への支払いだけ、締め日や支払日を別運用にできるか
• 振込手数料をどちらが負担する取り決めになっているか（一方的な差し引きは問題になり得ます）
• インボイス（適格請求書）の有無で、支払額を変えていないか。免税事業者だからという理由で一方的に減額すると、別の問題になります

個人への報酬は、内容によって所得税の源泉徴収が必要になるものがあります。率や対象は報酬の種類で変わるため、顧問税理士に確認してから最初の支払いを組んでください。

成果物の権利とデータの引き渡しは、やめるときの条件として書く

継続契約と同じで、外注も終わるときに詰まります。とくに成果物が形のないものの場合です。

確かめるのは次の点です。

• 著作権の帰属：ロゴ、資料、サイト、原稿、プログラムなど。何も書かないと、制作した側に権利が残るのが原則です。自社で自由に改変したいなら、譲渡と、著作者人格権を行使しない旨の取り決めが要ります。
• 元データの引き渡し：完成品だけ納品され、編集できる元ファイルがもらえないケースはよくあります。「納品物に元データを含む」と書いておかないと、次の業者が作り直しになります。
• アカウントと管理権限：広告アカウント、サーバー、SNS、業務システムのID。外注先の名義で作られていると、契約が切れた瞬間に自社が触れなくなります。名義は自社、権限を付与する形にします。
• 秘密保持と再委託：どこまで他社に回してよいか。回す場合も同等の義務を負わせるか。

継続的に発注している相手との契約を打ち切る場合、一定期間前に予告が必要とされる場面があります。フリーランスへの継続的な業務委託では、中途解除や更新しない場合に原則として事前の予告を求める定めがあります。「来月から発注をやめます」と当月中に伝えるやり方は、避けてください。

退職者をそのまま外注に切り替えるときに起きること

社員が辞めるとき、引き継ぎが終わらないので業務委託で残ってもらう、という相談はよくあります。本人にも会社にも都合がよく見えますが、ここは慎重に組む必要があります。

まず、やることが退職前と同じで、出社日も指示の仕方も変わらないなら、名前が変わっただけで実態は雇用のままです。労働時間の管理や社会保険の扱いで、あとから指摘される余地が残ります。切り替えるなら、仕事の単位を「時間」から「成果物・件数」に変える必要があります。

次に、社内の見え方です。元社員が同じ席で同じ仕事をしていると、ほかの社員から「あの人だけ条件が違う」という声が出ます。朝礼や社内チャットへの参加、備品の貸与、入館証の扱いまで、どこまでを委託先として扱うかを先に決めておくと、運用がぶれません。

あわせて確認したいのが、退職時の守秘義務と競業の取り決め、貸与品（PC、鍵、カード）の扱いです。委託に切り替える場合も、PCを貸すのか、本人の環境で作業してもらうのかで、情報の持ち出しルールが変わります。貸与するなら、返却と初期化の段取りまで契約に書いておきます。

稟議は単価ではなく、年間総額と決裁ラインで出す

外注費は、1件あたりが小さいぶん決裁を通りやすく、気づくと件数が増えています。棚卸しをすると、同じような業務を複数社に出していた、担当者ごとに条件が違っていた、という状態が見つかります。

稟議の出し方として現実的なのは、案件ごとに起こすのをやめ、次の形にまとめることです。

• 業務の種類ごとに年間の上限額を決め、その枠の中なら現場決裁で発注できるようにする
• 1件あたりいくらを超えたら総務または上長の承認、という金額のラインを決める
• 新規の取引先を使うときだけ、与信と契約書の確認を必須にする

こうしておくと、発注のたびに承認待ちが発生せず、総額の管理もできます。経営から「外注費が増えている」と言われたときに、枠と実績で説明できる形になります。

社内で反対が出るとすれば、「同じ金額で人を雇えるのでは」という論点です。ここは、仕事量が年間を通して安定しているかどうかで答えが変わります。波がある業務や、専門性が高く社内に人を置くほどではない業務は外注が向きます。逆に、毎日発生して指示が必要な業務は、外注にすると線引きが崩れます。稟議書には、その業務がどちらなのかを一行で書いておくと、話が早く進みます。

発注した後の管理：窓口・更新・終了の予告を決めておく

契約を結んだら終わりではありません。外注の管理で抜けやすいのは、次の4つです。

• 社内の窓口が誰か。担当者が辞めると、何を頼んでいたのか分からなくなる取引が残ります。契約書、発注書、請求書を同じ場所に保管し、一覧にしておきます。
• 契約期間と自動更新の有無。年1回のサブスク棚卸しと同じタイミングで、外注契約も並べて見直すと手間が減ります。
• 単価の見直し時期。長く続いている取引ほど、相場とずれていきます。値上げの相談を受けたときに協議に応じない姿勢は、取引上の問題になり得ます。
• 終了の予告期限。継続的に頼んでいる相手ほど、早めに伝える必要があります。

最後に、今日からの進め方です。まず現在の外注先を一覧にしてください。相手の名前、業務内容、契約書の有無、支払条件、更新時期の5列で足ります。契約書がない取引と、支払期日が長い取引から直します。次に、発注書のひな形を1つ作り、範囲・検収・金額・期限の4項目を埋めないと発注できない運用にします。ひな形の最終確認は、顧問の弁護士または社労士に見てもらうのが安全です。

買う前に確かめること

• その業務は成果物で区切れるか、時間の指示が必要か、現場に確認したか
• 発注書に範囲・検収・金額・期限の4項目が書かれているか
• 自社の締め日と支払日で、支払期日のルールに収まるか経理に確認したか
• 成果物の権利と元データ、アカウント名義の取り決めを書いているか
• 継続発注をやめるときの予告期間を、契約書で確認したか
• 外注先の一覧があり、契約期間と更新時期を年1回見直す担当が決まっているか

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