情シス代行の契約、総務が申し込む前に確かめる対応範囲と管理者権限

まず「今、誰が何をやっているか」を棚卸しする

情シス代行は、サービス名が同じでも中身がかなり違います。先に自社の作業を書き出さないと、見積の比較ができません。総務が兼任で抱えがちな作業は、おおむね次のように分かれます。

• 日々の問い合わせ対応（印刷できない、パスワードを忘れた、メールが届かない）
• 入社と退職の処理（パソコンの設定、アカウントの作成と削除、端末の回収）
• 機器の調達と管理（パソコン、モニター、ネットワーク機器の選定と資産台帳）
• ネットワークやクラウドの設定変更（Wi-Fi、ファイル共有の権限、各種サービスの管理画面）
• トラブル時の切り分けと、メーカーや回線業者への連絡

この5つのうち、どれが重いのかは会社によって違います。問い合わせ対応が重い会社はヘルプデスク型、入退社が多い会社はキッティング（端末の初期設定）と アカウント管理を厚くした契約が合います。

棚卸しは、1か月だけでも実際の件数を数えると精度が上がります。「月に何件、1件あたりおおよそ何分」が分かれば、稟議で工数を金額に直して説明できます。ここを飛ばして「なんとなく大変だから」と起案すると、経営から「で、いくら分の仕事なのか」と聞かれて止まります。

定額の範囲と、別料金になる作業の線を引く

見積書の月額だけを見て比べると、ほぼ確実に判断を誤ります。確かめるのは次の点です。

• 対応の窓口と時間帯。平日日中のみか、夜間・休日も含むか。含む場合は別料金か。
• 問い合わせの件数制限。「月◯件まで」「無制限だが同一内容は1件」など、数え方が契約書に書いてあります。
• 訪問の扱い。リモート対応は定額でも、現地訪問は1回いくらの実費という形が多くあります。交通費の扱いも確認します。
• 対応するのは「誰の」端末か。社員のパソコンは対象でも、アルバイトの私物端末や、工場の制御用機器は対象外ということがあります。
• オフィス移転、回線の引き直し、サーバーの入れ替えのような大きな作業。これはほぼ別見積です。

カタログに出ない継続費用としてよくあるのは、代行会社が標準で使う管理ツールのライセンス料です。IT資産管理やリモート操作のツールを1台ごとに課金する形だと、人数が増えた分だけ月額が上がります。台数が増えたときの単価も、契約前に書面で確認しておくと安全です。

また、返答までの時間（何時間以内に一次回答するか）が決められているかも見ます。決まっていない契約は、繁忙期に待たされても文句を言えません。

管理者権限は自社に残す。ここが解約時の最大の壁

継続契約は、入るときより、やめるときに詰まります。情シス代行で一番詰まるのが、各種サービスの管理者権限です。

メール、ファイル共有、ウイルス対策、Wi-Fi機器、ドメイン。これらには「全体管理者」のアカウントがあります。代行会社が作業しやすいように、このアカウントを代行会社側で作り、そのまま預けきりになっている状態は珍しくありません。この状態で解約すると、次の会社に引き継ぐときに、自社の中に誰も管理画面に入れる人がいない、という事態が起こります。

契約前に決めておくことは次の3つです。

• 最上位の管理者アカウントは自社名義で作り、自社の責任者が持つ。代行会社には作業用の管理者アカウントを別に発行する。
• 契約が終わったら、代行会社の作業用アカウントは削除する、と契約書に書く。削除の報告書を出してもらう形にします。
• 各サービスの契約名義と、支払いに使っているカードを自社名義にする。代行会社の名義で契約されていると、解約時に契約そのものを移す作業が必要になります。

「権限を分けると手間が増える」と言われることがありますが、手間が増えるのは最初だけです。名義と権限が自社にある状態を作っておけば、担当会社を替える判断がいつでもできます。

入社・退職の処理を、どちらが起点になるか決める

実務でよく止まるのが、入退社の連絡の流れです。代行会社は、人事の情報を自動では知りません。誰かが伝えなければ、退職者のアカウントは生き続けます。

決めておくのは次の点です。

• 誰が、いつ、どの形式で連絡するか。入社日と退職日、必要なアカウントの種類を書いた依頼フォームを1つに決めます。口頭やチャットの雑談で依頼すると、抜けます。
• 退職者のメールをどう扱うか。即日停止するのか、一定期間は転送するのか、データを誰に引き継ぐのか。労務のルールと合わせて決めます。
• 端末の回収と初期化を誰がやるか。遠方の社員やリモート勤務者の端末は、送り返す送料と、受け取った後の保管場所の問題が出ます。
• アカウントの棚卸しを年に1回やるか。使っていないアカウントに課金が続いていた、という形の無駄はよく見つかります。

退職者のアカウント削除は、情報漏えいの観点でも、各種サービスの課金の観点でも効きます。削除の記録を月次の報告書に残してもらう形にすると、監査や取引先からのチェックにも答えやすくなります。この「報告書に何を書いてもらうか」は、契約前に決めたほうが通りやすいです。

解約予告と引き継ぎ資料を、契約書で確かめる

継続契約の解約条件は、入る前に読む人が少ない箇所です。確かめるのは次の点です。

• 最低契約期間と自動更新の有無。1年の自動更新で、解約予告がおおよそ2〜3か月前という形が多く見られます。更新月を社内のカレンダーに入れておきます。
• 解約時に何を返してもらえるか。ここが肝心です。資産台帳（どの端末を誰が使っているか）、ネットワーク構成図、各サービスのアカウント一覧、設定内容、パスワードの管理表。これらを引き継ぎ資料として出す義務が書かれているかを見ます。
• 引き継ぎ作業が有料かどうか。終了時の作業に別途費用がかかる契約もあります。金額の目安を先に聞いておきます。
• 代行会社が自社で契約しているツールの扱い。解約と同時に使えなくなるものがあれば、その代替をどうするかを決めておきます。

「資料は電子データで、こちらが指定する形式で受け取る」と書いておくと安全です。紙の束で渡されると、次の担当に引き継げません。

稟議では、月額と初期費用のほかに、この解約時の条件を1行添えてください。「いつでも替えられる状態で契約する」と説明できれば、決裁は通りやすくなります。

稟議の書き方と、契約後3か月でやること

社内の反対は、たいてい「今まで総務がやれていたのに、なぜ外に出すのか」という形で出ます。感情論に見えますが、中身は費用対効果の話です。次の順で書くと説明しやすくなります。

• 現状の件数と時間。1か月の問い合わせ件数と、対応にかかった時間をおおよそで出します。
• その時間が止めている仕事。入社手続きが遅れる、給与の締めに影響する、といった具体的な支障を1つ書きます。
• 属人化のリスク。担当者が休んだ日にパソコンが壊れたら誰も対応できない、という状態を書きます。
• 外部に出す範囲と、自社に残す範囲。全部任せるのではなく、権限と判断は自社に残すと明記します。

契約後は、最初の3か月でやることを決めておきます。資産台帳を作り直す、アカウントの一覧を揃える、よくある問い合わせの手順書を作る。この3つが揃うと、担当会社を替える場面でも自社が困りません。逆に、何も揃えないまま年数だけ経つと、その代行会社なしでは動けない状態になります。

まずやるべきことは1つです。1か月だけ、社内のIT関連の依頼を記録してください。件数が見えたところから、頼む範囲が決まります。

買う前に確かめること

• 月に何件のIT依頼が来ているか、1か月だけ記録を取ったか
• 定額に含まれる範囲と、訪問・夜間・大型作業の別料金を書面で確認したか
• 最上位の管理者アカウントと各サービスの契約名義が自社にあるか
• 解約予告の期間と、更新月をカレンダーに登録したか
• 解約時に資産台帳・アカウント一覧・設定情報を電子データで受け取れるか
• 退職者のアカウント削除を誰が起点で依頼し、記録に残すか決めたか

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