オフィス清掃の委託契約、総務が更新前に確かめる作業範囲と解約予告

清掃契約は「やること」より「やらないこと」で決まる

清掃の見積書は、たいてい「日常清掃 週◯回」といった一行で書かれています。この一行が、後から一番もめます。

よくあるのは、次のようなすれ違いです。

• 給湯室の流し台は拭くが、社員のマグカップは洗わない
• トイレの床と便器は清掃するが、詰まりの対応は別料金
• デスクの上は「私物があるため触らない」
• 書庫やサーバー室は施錠されているため対象外
• ゴミは集積所まで出すが、分別のやり直しはしない

どれも業者側としては当然の線引きです。ただ、社内では「清掃を頼んだのだから全部きれいになる」と受け取られがちで、「頼んだのに汚い」という苦情が総務に来ます。

防ぎ方はひとつで、契約前に作業範囲表（仕様書）を紙でもらうことです。口頭で「そのあたりもやりますよ」と言われた項目こそ、担当者が代わると消えます。範囲表に載っていない場所は、社員が当番でやるのか、別料金で追加するのかを先に決めておきます。ここを決めずに契約すると、清掃の苦情処理が総務の定常業務になってしまいます。

月額が同じでも中身は違う ─ 回数・時間・人数の読み方

清掃の料金は、おおまかに「作業時間 × 人数 × 回数」で積み上がります。同じ月額でも、週3回で1回あたり短時間の設計と、週2回でやや長めの設計では、仕上がりがまったく違います。比較するときは、金額の下にある次の数字をそろえてください。

• 1回あたりの作業時間（おおよそで構いません）
• 入る人数
• 週あたり、月あたりの回数
• 作業する時間帯（早朝・昼・終業後）

時間帯は特に効きます。終業後に入ってもらうと社員の邪魔になりませんが、施錠や警備の解除を誰がやるかという問題が出ます。早朝なら在社者がいないぶん作業は速い一方、ビルの開錠時間に縛られます。

もうひとつ、日常清掃とは別に「定期清掃」という項目が並ぶことがあります。床のワックスがけ、カーペットの洗浄、窓ガラス、エアコン内部の洗浄などです。これらは年に1〜2回といった頻度の別料金になっていることが多く、初年度の見積もりには含まれていても翌年から別請求、という形も見かけます。年間でいくらになるのかを、月額とスポットの合計で出してから比べます。

消耗品は誰が買うか ─ 契約書に出てこない毎月の出費

見積書に出にくいのに毎月かかるのが、消耗品です。トイレットペーパー、ハンドソープ、ペーパータオル、ゴミ袋、洗剤、消臭剤。清掃業者が補充まではするが、物は自社支給という契約はよくあります。「補充してくれている＝業者が買っている」と思い込んだまま、実は総務が発注し続けていた、という取り違えも起きます。

確かめるのは次の点です。

• 消耗品の費用負担はどちらか
• 業者支給の場合、銘柄や品質は指定できるか
• 在庫が切れたときの連絡経路（誰が誰に言うか）
• 保管場所はどこにするか

保管場所は軽く見られがちですが、実務では地味に詰まります。トイレットペーパーやゴミ袋は箱で届くとかさばり、置き場所がないと廊下や会議室の隅に積まれます。清掃業者が入る動線上に置けないと、補充のたびに社員が呼ばれることになります。

人数が増えている会社では、消耗品の量も静かに増えていきます。清掃契約の更新時に、消耗品の年間発注額もあわせて見ておくと、値上げ交渉の材料になります。

鍵と警備の段取りを決めないと、初日に作業が始まらない

契約が決まってから一番慌てるのが、入館の段取りです。終業後や休日に作業してもらう場合、清掃員が建物と自社フロアに入れなければ何も始まりません。

決めておく項目は次のとおりです。

• 鍵を業者に預けるのか、都度ビル管理室で受け取るのか
• 機械警備を入れている場合、解除の暗証番号やカードを誰に渡すか
• 作業員が交代したとき、誰がいつ会社に知らせるか
• 鍵や解除情報を紛失したときの責任分担

警備会社と契約している会社では、解除コードを外部の人に渡すこと自体が社内で反対されることがあります。総務が話を進めていたのに、情報管理の担当者から待ったがかかる、という順番です。稟議に上げる前に、鍵と警備の扱いをどうするかを決めて添えておくと、差し戻しを減らせます。

あわせて、業者側の損害保険の加入状況も確かめておきます。備品の破損や水漏れが起きたときにどう扱うかを、契約書か覚書のどこかに書いてもらってください。何も書かれていない契約は、起きてから交渉することになります。

値上げの申し入れと、解約予告 ─ やめるときに詰まる場所

清掃は人が動くサービスなので、人件費の動きがそのまま料金に出ます。最低賃金の改定時期に、業者から値上げの相談が来ることは珍しくありません。このとき確かめるのは、契約書に「料金改定は協議のうえ」と書いてあるか、一方的に通知できる形になっているかです。

そして、やめるときです。継続契約は入るときより抜けるときに時間がかかります。次の点を、契約前と更新前の両方で見ておきます。

• 契約期間と自動更新の有無
• 解約予告の期間（1〜3か月程度を求められることが多い）
• 予告の方法（書面が必要か、メールで足りるか）
• 年間契約の途中でやめた場合の精算
• 預けた鍵やカードの返却手順
• 業者が保管している備品や機材の引き上げ日

乗り換えのときは、旧業者の最終日と新業者の初日の間を空けないことが大事です。数日空くと、その間のゴミ出しとトイレ清掃を社員がやることになり、社内から不満が出ます。逆に重ねすぎると二重払いになります。解約予告を出す前に、新しい業者の開始日を仮でも押さえてから動くと安全です。

ビル側の指定業者と、自社で頼める範囲を切り分ける

賃貸オフィスの場合、そもそも自由に業者を選べないことがあります。共用部（エントランス、廊下、共用トイレ）の清掃はビル管理会社が行い、その費用は管理費や共益費に含まれているのが一般的です。自社で契約できるのは専有部だけ、という前提を先に確認してください。

また、賃貸借契約や館内規則で「専有部の清掃も指定業者に限る」「業者を入れる際は事前に届け出る」と定められている物件もあります。相見積もりを取ってから使えないと判明すると、時間が無駄になります。契約書と館内規則を先に見るか、管理会社に一本電話を入れるほうが早いです。

稟議の準備としては、次の形にしておくと通りやすくなります。

• 現状の月額と年間総額（スポット清掃と消耗品費を含めた金額）
• 比較した2〜3社の、回数・時間・人数・範囲をそろえた表
• 切り替える場合の初期費用と、解約予告に必要な期間
• 社員が負担している作業（ゴミ出し当番など）が減るかどうか

金額だけの比較表は「安いほうでいい」で終わりがちです。社員の手間がどれだけ減るかを一行足すと、判断の理由が残ります。

買う前に確かめること

• 作業範囲表（仕様書）を書面でもらい、対象外の場所を確認したか
• 1回あたりの作業時間・人数・回数・時間帯をそろえて比較したか
• 消耗品の費用負担と補充の連絡経路、保管場所を決めたか
• 鍵と警備解除の扱い、担当者交代時の連絡方法を契約に書いたか
• 解約予告の期間と方法、鍵や機材の返却手順を確認したか
• 賃貸借契約や館内規則で、業者の指定や届出が必要かを調べたか

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