オフィスの防災備蓄、何をどれだけ買うか総務の判断基準

まず決めるのは品目ではなく「何人分を何日分か」

買い物リストを作る前に、対象人数と日数を紙に書いて確定させてください。ここが曖昧なままだと、あとから何度も買い足すことになり、期限の管理が品目ごとにバラバラになります。これが一番よくある失敗です。

対象人数は「従業員数」ではありません。実務では次を足します。・正社員、契約社員、パート・アルバイト・常駐している委託先や派遣のスタッフ・平常時に社内にいる来客や取引先（おおよそのピーク人数）・帰宅できず居残る可能性が高い人の分の余裕（1〜2割程度）

日数は、東京都のように事業者へ従業員の一斉帰宅抑制と3日分程度の備蓄を求める条例がある地域もあります。自治体によって考え方が違うので、自社の所在地の条例やガイドラインを一度確認しておくと、稟議の根拠にそのまま使えます。

人数×日数が決まれば、必要量は掛け算で出ます。この「掛け算の式」を稟議書に載せるだけで、金額の妥当性の説明はほぼ終わります。逆に式がないと「なぜこの金額か」で必ず差し戻されます。

水・食料・トイレの三つは優先順位が違う

予算が限られるなら、優先順位をつけます。実感としては、水、トイレ、食料の順です。食料が最後なのは、1〜2日食べなくても健康な大人は持ちこたえられる一方、水とトイレは代替がきかないからです。

水は、飲用としておおむね1人1日3リットル程度が目安とされます。3日分なら1人9リットル前後です。50人なら450リットル前後で、重さは同じく450キロ程度になります。ここで初めて「床が抜けないか」「エレベーターで運べるか」という現実の話が出てきます。

トイレは最も見落とされます。断水や排水管の損傷で流せなくなると、既存の便器はすぐ使えなくなります。回数の目安は1人1日5回程度とされることが多く、3日分だと1人15回前後。人数を掛けると、想像よりかなりの箱数になります。備蓄で「足りなかった」と言われるのは、だいたいこれです。

食料は、加熱・調理がいらないものを中心にします。お湯が使える前提の商品は、停電時に使えません。アレルギー表示の確認と、常用薬を切らせない人への注意喚起も合わせて行ってください。

置き場所を決めてから発注する（届いてから困る人が多い）

見積もりを取る前に、置き場所を実際に見て、メジャーで測ってください。段ボール何箱分になるかを販売元に確認すれば、必要な棚のスペースはおおよそ計算できます。

置き場所で確認する点は次のとおりです。・水のパレットを置ける床面と、そこまでの搬入経路（幅・段差・エレベーター）・1か所集中か、フロア分散か。閉じ込められた側に何もない状態を避けるなら分散が有利です・施錠された部屋に入れると、鍵を持つ人が不在のとき取り出せません。鍵の所在は必ず複数人で共有します・高い棚の上に重い箱を置かない。地震のときに落ちてくる側になります

実務でよくあるのは、倉庫に入れたつもりが半年後には他の荷物で埋まり、備蓄が奥に押し込まれて取り出せなくなるパターンです。対策は単純で、キャスター付きの箱にまとめ、床にテープで区画を引き、そこには他の物を置かないと決めることです。掃除の委託先にも伝えておきます。

カタログに出ない継続費用は「入れ替え」と「廃棄」

備蓄の本当のコストは、初回購入額ではありません。数年ごとに買い直す費用と、古い分を処分する手間です。ここを稟議に書いていないと、次の担当者が必ず困ります。

• 長期保存水や保存食は、5年程度で期限が来る商品が多いです。つまり購入額のおおむね5分の1が、毎年の実質コストになります
• 期限切れが近い水は、清掃や手洗い用に回すなど、使い道を先に決めておきます。決めていないと、ただ捨てることになります
• 社員に配って消費する方法は有効ですが、「期限が近いものを配るのか」という反応が出ます。配布時は期限日とおいしく食べられる目安を紙で添えると、問い合わせが激減します
• 大量の食品を捨てる場合、事業所からの廃棄は事業系ごみの扱いになり、家庭ごみとして出せません。処分方法と費用を、購入時点で総務内で確認しておきます
• 折りたたみヘルメットや救急用品にも、使用推奨期限や消費期限があります。水と食料だけ入れ替えて、こちらを忘れる会社は多いです

入れ替えの担当を1人にすると、その人が異動した瞬間に止まります。年1回、期限一覧を更新する作業を業務手順として文書に残してください。

稟議は「金額」ではなく「起きたときの責任」で通す

防災備蓄は売上を生みません。だから金額の話だけで持っていくと、後回しにされます。通しやすいのは、責任と実害の話に置き換えることです。

使える切り口は次のとおりです。・会社には従業員の安全に配慮する義務があります。帰宅困難になった社員を無備蓄の建物に留めるのは、その義務の観点で説明が難しいという整理・取引先やクライアントから、BCP（事業継続計画）の有無を確認される場面が増えています。備蓄は、その中で最も着手しやすい項目です・全社一斉ではなく、まず水とトイレだけ、次年度に食料と資機材、という分割購入案を同時に出す・「1人あたり年間おおよそ千円台から数千円程度」という、1人あたり年額に割った数字で見せる。総額より通りやすくなります

反対意見として出やすいのは「置き場所がない」です。これは事前に置き場所を決めておけば潰せます。もう一つは「近所のコンビニで買えばいい」ですが、災害時に周辺店舗の在庫が数時間で消える点を、過去の大規模災害の報道などで補足すれば十分に説明できます。

買ったあとにやること（ここまでやって初めて備蓄になる）

箱を置いた時点では、備蓄は機能しません。最低限、次の4つまで進めてください。

1. 期限一覧表を1枚作る。品目、数量、保管場所、期限日、次回入替年だけで十分です。共有フォルダとプリントの両方に置きます。2. 保管場所を全社に周知する。総務だけが知っている備蓄は、総務が出社していない日曜の地震では使えません。3. 開けてみる日を作る。年1回、防災の日や避難訓練に合わせて、簡易トイレを1セットだけ実際に組み立ててみてください。説明書を読んで初めてわかることが必ずあります。4. 安否確認の手段と組み合わせる。備蓄があっても、誰が社内にいるかわからないと配れません。

手順としては、まず対象人数と日数を確定し、置き場所を測り、水とトイレを先に発注、期限一覧表を作って年1回の点検を業務手順に載せる。この順番で進めれば、大きく外すことはありません。予算が足りない年は、食料の日数を落として水とトイレを確保する。この判断だけ覚えておけば大丈夫です。

買う前に確かめること

• 対象人数に来客・派遣・アルバイトを含めて数えたか確認する
• 水のケース総重量と搬入経路（幅・段差・エレベーター）を実測したか
• 簡易トイレを1人1日5回程度で計算し、回数を確保しているか
• 期限一覧表を作り、年1回の点検を業務手順として文書に残したか
• 期限切れ食品の処分方法と事業系ごみの費用を事前に確認したか
• 保管場所の鍵の所在を複数人で共有し、全社に周知しているか

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