機械警備と入退室管理の契約、総務が申し込む前に確かめる機器の残債と解約予告

見積書は二階建て ― 警備の料金と機器の支払いは別契約

機械警備の見積もりは、たいてい二つの契約が重なっています。

• 警備そのもの（異常を検知したら警備員が向かう役務の契約。月額で払う）
• 機器（センサー、コントローラー、カードリーダー、配線工事。リース、割賦、あるいは買い取り）

月額だけを見ると安く見えます。しかし機器がリースや割賦（分割払い）になっていると、警備をやめても機器の支払いは残ることがあります。「警備契約を解約したのに、機器の残りの支払いを一括で請求された」というのが、この分野でいちばん多い詰まり方です。

確かめるのは次の点です。

• 機器の所有権は誰にあるか（リース会社か、警備会社か、自社か）
• 機器の支払い期間は何年か。警備契約の期間と同じか、ずれているか
• 警備を解約したとき、機器の契約はどうなるか（連動して終わるのか、残るのか）
• 撤去する場合、撤去工事の費用はどちらが負担するか

見積書に「月額◯◯円」としか書かれていないときは、その内訳を文書でもらってください。口頭の説明は、担当者が替わると残りません。

契約期間と自動更新 ― 解約予告は「何か月前」かを先に見る

警備契約は、一定の契約期間があり、期間満了後は自動更新となっている形が一般的です。解約したいときは、決められた期間より前に書面で申し出る必要があります。この予告期間を過ぎると、次の更新期間まで払い続けることになりかねません。

契約書のどこを見るかは決まっています。

• 契約期間（初回は機器の支払い年数に合わせて長めになっていることがあります）
• 更新の条件（自動更新か、都度合意か）
• 解約予告の期間と方法（書面か、所定の様式か、メールでよいか）
• 期間内解約のときの違約金の計算方法（残月数分か、定額か）

ここで実務上よくあるのは、契約書の原本が社内で見つからないことです。担当者が退職していて、控えがどこにあるか分からない。警備会社に写しを請求すれば出してもらえることが多いので、更新月を調べる前に、まず現物を手元に揃えてください。

そして、解約予告日は契約書に書いてあるだけでは守れません。総務のカレンダーやタスク管理に、更新月の数か月前としてリマインドを入れておくところまでやって、はじめて機能します。

入退室管理はカードと権限の運用費が後から効く

カードキーやICカードでの入退室管理は、導入したあとに小さな費用と手間が続きます。カタログの初期費用だけで判断すると、稟議の数字が実態とずれます。

続く費用と手間の例です。

• カードやタグの追加発行（入社のたび、紛失のたびに1枚ずつ費用がかかります）
• 退職者のカード回収と権限の停止（回収できないまま退職されるケースがあります）
• クラウド型の場合の月額利用料（利用人数や扉の数で変わる料金体系が多い）
• 扉を増やす、部屋を分けるときの追加工事

決めておくべきは「誰が権限を設定するか」です。入社・退職・異動のたびに、誰がどの扉に入れるかを更新する作業が発生します。これを総務の1人が抱えると、その人が休んだ日に新入社員が入館できません。管理画面の操作権限は、最低でも2名に持たせてください。

また、電子的な鍵にしても、物理の鍵はゼロになりません。停電や機器故障のときのために、シリンダー錠と鍵の保管方法は残しておくのが通例です。鍵の本数と保管場所の台帳は、入退室管理を入れた後こそ作り直す価値があります。

誤報・駆けつけ・鍵預託 ― 運用でお金が出るところ

機械警備を入れると、必ず一度は誤報（実際には異常がないのに警報が鳴ること）が起きます。残業していた社員が警備の解除を忘れた、掃除の業者が時間外に入った、窓を開けたまま帰った、といった理由です。

確かめておきたいのは次の点です。

• 誤報での出動に料金がかかるか。月に何回までは含まれるのか
• 警備解除の遅れで警備員が到着した場合の扱い
• 鍵を警備会社に預ける（鍵預託）かどうか。預けると預託料がかかることがあります
• 鍵を預けない場合、深夜の異常時に誰が現地へ行くのか

鍵を預けないと、夜中の警報のたびに総務担当者の携帯が鳴ります。これは契約書の条文ではなく、運用の設計の問題です。連絡先の順番（1次・2次・3次）を誰にするか、その人が出られないときどうするかを、契約前に社内で決めておいてください。

清掃業者、設備の点検業者、宅配の再配達など、時間外に人が出入りする予定がある会社は、その頻度を警備会社に伝えたうえで設定を相談すると、誤報が減ります。

移転・レイアウト変更のときに一番お金が出る

オフィスを移転する、フロアを増やす、パーティションを動かす。このときにセキュリティ機器の費用が出ます。見落としやすいので、移転を考え始めた段階で警備会社に声をかけてください。

出てくる費用と手間です。

• 旧オフィスの機器撤去工事と、配線の穴の補修（原状回復の範囲に入ります）
• 新オフィスでの再設置工事（扉の数や間取りが変わると、機器の構成も変わります）
• 移転先のビルが、警備会社や工事業者を指定していることがある
• ビル側に共用部の機械警備が入っていて、自社で契約する範囲と重なる場合がある

特に、貸主（ビル管理会社）が入居時にビル一括の警備を条件にしているケースがあります。この場合、自社で別に契約すると費用が二重になります。賃貸借契約書と管理規則に、警備や鍵に関する条項がないかを先に確認してください。

また、契約期間の途中で移転すると、残債の扱いが「移設して継続」か「解約して新規」かで金額が大きく変わります。どちらになるかは契約によるので、移転が視野に入った時点で書面で照会しておくのが安全です。

稟議の通し方 ― 5年総額と、やめるときの費用を並べる

社内で通りやすいのは、月額の比較表ではありません。同じ条件で揃えた総額と、やめるときの条件を並べた表です。

比較表に入れる項目の例です。

• 初期費用（機器代、工事費、設定費）
• 月額（警備料、機器のリース料または割賦、クラウド利用料を分けて書く）
• 契約期間と解約予告の期間
• 期間内に解約した場合の費用の計算方法
• カード1枚あたりの追加発行費、扉を1つ増やすときの費用
• 移転時の撤去・再設置の扱い
• 契約年数ぶんの合計（3年、5年など、各社そろえた年数で）

セキュリティの稟議は「必要なのは分かるが、今でなくてもよいのでは」と言われがちです。効果を金額で示しにくいためです。現金や個人情報、顧客データを扱う場所がどこか、時間外に誰が出入りしているか、鍵を何本配っていて回収できていないのは何本か。この3点を先に棚卸しして添えると、議論が「感覚」から「事実」に移ります。

見積もりは2〜3社取り、同じ扉の数・同じ契約年数で出してもらってください。仕様がそろっていない見積もりは、金額を比べても意味がありません。

で、どうすればいいか

順番はこうです。

1. 今の契約書の原本（または写し）を集める。警備、機器のリース、賃貸借契約書の警備・鍵の条項。2. 契約期間の満了日と、解約予告の締切日をカレンダーに入れる。3. 鍵とカードの台帳を作る。何本配っていて、誰が持っていて、回収できていないものはあるか。4. 時間外の出入り（残業、清掃、点検）の実態を書き出す。誤報の設計はここから決まります。5. 扉の数と契約年数をそろえて、2〜3社から見積もりを取る。月額だけでなく、初期費用・解約条件・追加費用を同じ様式で出してもらう。6. 稟議には総額と解約条件、そして「誰が権限を運用するか」を明記する。

継続契約は、入るときより、やめるときと移るときに詰まります。契約前に解約と移転の条文を読んでおけば、数年後の総務が困りません。逆に言えば、今困っているなら、それは前回の契約時に読まれなかった条文があるということです。今回は読んでおけば、次は楽になります。

買う前に確かめること

• 警備の役務契約と機器の契約が別か、機器の所有権は誰にあるかを確認した
• 契約期間の満了日と解約予告の締切日をカレンダーに登録した
• 期間内解約と移転時の費用の計算方法を、書面で確認した
• カード・鍵の台帳を作り、未回収の本数を把握した
• 権限設定を操作できる担当者を2名以上決めた
• 扉数と契約年数をそろえて2〜3社の見積もりを取った

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