オフィスのシュレッダー選び、総務が買う前に確かめる処理量と置き場所

最初に決めるのは「月にどれだけ捨てるか」と「誰が使うか」

機種選びの前に、自社の捨て方を数えます。ここを飛ばすと、カタログの「毎分◯枚」だけで選んでしまい、使い始めてから合わなくなります。

確かめるのは次の点です。

• 月にどれくらいの紙を廃棄しているか。ざっくりでかまいません。コピー用紙の箱いくつ分、といった単位で十分です。
• 捨てる人が特定の担当者だけか、全社員が使うか。全社員が使う場合、手差しの手間が少ない機種でないと机に紙がたまります。
• 裁断が集中する時期があるか。決算後、年度末の書類整理、健診結果や年末調整の関係書類など、特定の月に偏るのが一般的です。
• 紙以外を入れるか。CD・DVD、カード類を裁断したいなら対応機種が限られます。

よくあるのは、普段の量に合わせて小型機を買い、書類整理の月に処理が追いつかず、結局その分を外部の処分サービスに出すという流れです。それ自体は悪くありませんが、最初から「日常は社内、大量は外部」と決めておけば、無理に大型機を買わずに済みます。台数を1台にするか、フロアごとに小型を複数置くかも、この段階で決めておくと稟議が書きやすくなります。

裁断サイズは、復元しにくさとゴミの量のトレードオフ

裁断の細かさは、おおむね「ストレートカット（細長い短冊）」「クロスカット（短冊をさらに横に切る）」「マイクロカット（さらに細かい紙片）」に分かれます。細かいほど復元されにくくなりますが、同時に本体価格が上がり、ダストボックスが早く満杯になります。

判断の目安は、社内の書類を区分することです。

• 氏名・住所・マイナンバー・給与額などが載る書類は、細かい方式が向きます。
• 見積書や社内メモなど、外部に出ても損害が限定的なものは、そこまで細かくする必要はありません。

全部を最も細かい方式で裁断すると、ゴミ袋の交換回数が増え、担当者の手間が増えます。逆にすべてを粗い方式にすると、人事・給与関係の書類で不安が残ります。実務では、日常の大半を扱う1台は中間のクロスカット系にして、人事労務の書類だけは外部の溶解処分に回す、という分け方がよく取られます。

なお「どの方式なら安全か」に唯一の正解はありません。自社の情報の取り扱い規程や、取引先との秘密保持契約で定めがあるかを先に確認してください。規程があるなら、それに合わせるのが稟議でも説明しやすくなります。

カタログに出ない継続費用 ─ 消耗品、屑の廃棄、修理

本体価格だけで比べると、後から差がつきます。シュレッダーは買って終わりではありません。

かかり続けるものは、おおよそ次のとおりです。

• 潤滑用のオイルシートやオイル。刃の切れ味を保つために定期的に使います。使わないと紙詰まりが増えやすくなります。
• ダストボックス用の袋。機種専用サイズだと、汎用のゴミ袋が使えず割高になることがあります。購入前に袋の入手性を確認してください。
• 裁断屑の廃棄。ここが見落とされがちです。細かく裁断した紙は、自治体や契約している廃棄業者によって扱いが変わります。古紙回収に出せない場合があり、事業系ごみとして処分費がかかることもあります。マイクロカットにするほど嵩が増え、袋の数も増えます。
• 修理と部品交換。刃には寿命があります。メーカー保証の期間と範囲、保証後の修理受付、出張修理か持ち込みかを確認しておきます。重量のある機種は持ち込み自体が難しくなります。

稟議書には、本体価格に加えてこれらの年間見込みを一行入れておくと、後から「聞いていない」と言われずに済みます。金額が確定しないものは「年間◯万円程度を見込む」と幅で書けば十分です。

置き場所、音、連続使用時間 ─ 使い始めてから困る条件

仕様表の中で、見落とすと痛いのが連続使用時間です。多くの機種には連続で動かせる時間の目安があり、それを超えると本体保護のために停止し、冷えるまで動きません。書類整理の日に止まると、その場で作業が終わります。全社員が交代で使う想定なら、連続使用時間に余裕のある機種を選ぶ方が無難です。

置き場所も先に決めてください。確かめるのは次の点です。

• 搬入経路。大型機は重量があり、エレベーターのサイズや台車の通り道が問題になります。
• 床とキャスター。移動させる前提なら、キャスター付きか、カーペットでも動くかを見ます。
• 電源。他の機器と同じ回路に集中させると、ブレーカーが落ちることがあります。
• 音。裁断音は小さくありません。電話をよく使う席や来客スペースの近くは避けるのが無難です。「静音」とある機種でも無音ではありません。
• ダストボックスの取り出し方向。壁際に寄せすぎると屑が捨てにくくなります。

もう一つ、意外と反対が出るのが設置場所の変更です。今まで自席のそばにあったものが遠くなると、現場から不満が出ます。導入前に、よく使う部署に置き場所を相談しておくと話が早く進みます。

社内で裁断するか、外部の溶解処分に出すか

総務の判断としては、全部を社内で裁断しようとしないことが現実的です。量が多いものは、段ボールに詰めて回収してもらう溶解処分の方が、人件費を含めると安く済む場合があります。

使い分けの考え方です。

• 日常的に少量ずつ出る書類、すぐ処分したい書類は社内で裁断。
• 保存年限が切れた過去の書類など、まとまった量は外部に出す。
• 持ち出しが不安な書類は、回収の立ち会い可否や、処理証明書の発行有無を確認してから出す。

外部に出す場合の確認点は、箱単価だけではありません。回収の最低数量、指定の箱を買う必要があるか、回収日の指定ができるか、処理証明書が出るか、証明書に何が記載されるかを見ます。年に一度しか使わないなら、都度契約で足りることもあります。継続契約にする場合は、自動更新の有無と解約予告の期間を契約書で確認してください。ここは他の総務契約と同じで、やめるときに手間が出ます。

社内裁断と外部委託の両方を使う前提で予算を立てると、シュレッダー本体のサイズを無理に大きくせずに済みます。

買い替えのタイミングと、古い機体の処分

入れ替えを検討するきっかけは、たいてい故障です。ただ、止まってから探すと納期と在庫に振り回され、条件が合わない機種で妥協しがちです。次の兆候が出たら、動いているうちに検討を始めるのが安全です。

• 紙詰まりの頻度が増えた。
• 以前より投入できる枚数が減った。
• 修理部品の供給が終了したと案内された。
• 人数が増え、一台では列ができるようになった。

忘れられやすいのが、古い機体の処分です。業務用の機器は自治体の粗大ごみで引き取れないことがあり、産業廃棄物として処分費がかかる場合があります。新しい機種の購入先が下取りや引き取りに対応しているかを、見積もり段階で聞いてください。引き取り費用が別請求になることもあります。

稟議の組み立ては単純で構いません。現状の問題（止まる、詰まる、列ができる、保証が切れている）、必要な処理量、本体価格、年間の消耗品と廃棄の見込み、古い機体の処分方法。この5点を一枚にまとめれば、判断する側は比較できます。逆にこの5点が揃っていない稟議は、金額の大小にかかわらず差し戻されやすくなります。

買う前に確かめること

• 月あたりの廃棄量と、書類整理が集中する時期を数えたか
• 人事・給与書類と一般書類で、裁断の細かさを分ける方針を決めたか
• オイルシート、専用袋、裁断屑の処分費など年間の継続費用を見込んだか
• 設置場所の電源、搬入経路、音の影響、よく使う部署の同意を確認したか
• 保証の範囲と期間、保証後の修理が出張か持ち込みかを確認したか
• 今使っている機体の引き取り方法と費用を、見積もり段階で聞いたか

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