事務用品の法人通販アカウント、総務が申し込む前に決める承認と請求

最初に決めるのは価格ではなく「発注してよい人」です

法人向けの通販アカウントは、申し込み自体は難しくありません。多くは法人名と所在地、担当者情報で開設でき、審査を経て請求書払い（掛け払い）が使えるようになります。つまり誰でも作れてしまいます。

問題はその後です。各部署が「自分の部署用」に別アカウントを作り、同じサイトから同じものを別々に買う状態になりがちです。請求書が部署の数だけ届き、経理は毎月それを突き合わせることになります。

申し込み前に決めるのは次の点です。

• 発注してよいのは誰か（総務の指定担当だけか、各部署に1名置くか）
• 1回いくらまでなら事前承認なしで買えるか
• それを超えたときは誰の承認が要るか
• 現場が勝手に買ってしまったときの扱い（立替精算を認めるのか、認めないのか）

ここで「全部総務を通す」と決めると、総務に発注依頼のメールが集中します。逆に自由にすると支出が見えなくなります。多くの会社が落ち着くのは、部署ごとに発注担当を1名決め、一定額までは自由、超えたら承認という形です。金額の線引きは自社の月間購入額を見てから決めてください。

請求をまとめると、月末の作業が軽くなります

法人通販を一本化する本当の利点は、単価よりも請求の形です。注文者が複数いても、請求先を1つにまとめて月締めの請求書を1通受け取れるかどうかで、経理の手間がかなり変わります。

確かめるのは次の点です。

• 締め日と支払サイト（月末締め翌月末払いなのか、それ以外か）
• 請求書の宛名を会社名にできるか、部署名や拠点名を併記できるか
• 部署コードやプロジェクトコードを注文時に入れられるか
• 明細をCSVなどで落として会計ソフトに取り込めるか
• 適格請求書（インボイス）の形式で発行されるか、登録番号が明記されるか

部署コードが入れられると、月末に「この文具はどこの部署か」を聞いて回る作業が消えます。逆にコード欄がないサービスだと、結局は注文履歴を目で追うことになります。見積の段階では話題に出にくい部分なので、こちらから聞いてください。

もう一つ、支店や工場がある会社は配送先を複数登録できるかも確認します。登録数に上限があるサービスもあります。

ポイントとマイルの帰属は、先に社内ルールにします

実務で後からもめやすいのが、購入で貯まるポイントです。法人通販サイトのポイント、クレジットカードの還元、通販サイトの独自特典などが、担当者個人のアカウントに紐づいてしまうことがあります。

会社のお金で買った分の還元が個人のものになると、社内の説明がつきません。金額が大きくなると、税務上の扱いを税理士に確認する必要も出てきます。少額でも、担当が代わったときに「前任者だけ得をしていた」という話になると、社内の空気が悪くなります。

先に決めておくのは次の点です。

• ポイントは会社アカウントに貯める（個人アカウントでの購入を禁止する）
• 貯まったポイントの使い道を決める（次回購入の充当に限る、など）
• 支払に使う法人カードの名義と、還元の受け取り先を確認する

あわせて、個人のアマゾンや楽天のアカウントで買って立替精算する運用も、この機会に整理しておくとよいです。急ぎのときは便利ですが、常態化すると購入先も価格も見えなくなります。「緊急時のみ、上長の事前連絡あり」といった例外として残す形が現実的です。

カタログ価格より、送料と最低注文額で差が出ます

単価の比較だけで決めると、実際の支払額とずれます。見るのは次の点です。

• 送料が無料になる1回あたりの注文金額
• その金額を下回ったときの送料
• 翌日配送の対象地域と、締め切り時刻
• 大型品（デスク、保管庫、コピー用紙の大量注文など）の別途送料
• 返品できる期間と、返品時の送料負担

送料無料ラインがあると、現場は「ラインに届くまで注文を待つ」か「届かせるために余計に買う」かのどちらかをします。前者だと在庫切れが起き、後者だと在庫が増えます。注文は週1回まとめる、といった社内ルールとセットで考えてください。

コピー用紙やトイレットペーパーのような重くてかさばる物は、置き場所の問題も出ます。まとめ買いで単価は下がっても、置く場所がなければ廊下に積むことになります。消防法の観点でも、避難経路に物を置くのは避けたいところです。月にどれくらい使うのか、どこに何箱置けるのかを先に数えておくと、適量が決まります。

価格表は改定されます。契約時の単価がいつまで有効か、改定の連絡方法も聞いておくと安心です。

アカウントは、退職と異動のときに詰まります

継続して使うものは、始めるときより終わるときや引き継ぐときに手間が出ます。法人通販も同じです。

よくあるのは、申し込みをした担当者の個人メールアドレスが管理者アカウントになっているケースです。その人が退職すると、パスワードの再設定メールが届かず、ログインできなくなります。請求書の送付先もその人のアドレスのままで、未払いに気づくのが遅れることもあります。

開設時に確かめるのは次の点です。

• 管理者のメールアドレスを、個人名ではない共有アドレス（soumu@など）にできるか
• サブアカウントを何人まで作れるか、総務側で無効化できるか
• 退職者のアカウントを削除したとき、過去の注文履歴が残るか
• 解約の方法と、解約後に明細を参照できる期間

履歴が消えるタイプだと、過去に何をいくらで買ったかの記録が失われます。乗り換えを検討するときに比較できません。定期的に明細をダウンロードして自社で保管しておくと安全です。

また、使わなくなっても自動で消えないアカウントが残り続けることがあります。年に一度、どのアカウントが生きているかを棚卸しする日を決めておいてください。

稟議は「削減額」ではなく「作業時間」で書くと通ります

購入先の一本化は、値引き率だけで稟議を書くと弱くなります。事務用品の年間支出は会社の規模によりますが、従業員数十人の会社で劇的な金額になることは多くありません。数パーセントの値引きでは、決裁者の心は動きにくいです。

書くべきなのは、月末に発生している作業です。たとえば、立替精算の件数、請求書の通数、どこの部署の支出か確認する電話の回数。これらは自社の経費精算データや請求書の束を見れば数えられます。自分で数えた数字だけを書いてください。他社事例の削減率を引用すると、根拠を聞かれたときに答えられません。

進め方としては、次の順番が現実的です。

1. 直近3か月分の事務用品の購入記録を集め、購入先と件数を数える2. 発注担当と承認ラインの案を作り、各部署に意見を聞く3. 候補のサービスに、請求のまとめ方・部署コード・アカウント管理を質問する4. まず総務だけで1〜2か月試し、注文から検収までの流れを確かめる5. 問題がなければ全社展開し、既存の個人アカウント利用を止める

一度に全社へ広げると、現場から「前のほうが早かった」という声が出て止まります。小さく始めて、実際の納期を見せるほうが納得を得やすいです。

買う前に確かめること

• 発注してよい人と、事前承認が要る金額の線を決めたか
• 請求書を1通にまとめられるか、部署コードを入力できるか確認したか
• 管理者アカウントを個人メールではなく共有アドレスにできるか確認したか
• ポイントや還元の帰属を会社にする社内ルールを決めたか
• 送料無料ラインと大型品の別途送料、まとめ買いの置き場所を確かめたか
• 解約後に過去の注文明細を参照できる期間を聞いたか

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