ウォーターサーバーの法人契約、総務が申し込む前に確かめるノルマと解約金

まず方式を3つに分けて考える

オフィス向けの給水は、大きく3つに分かれます。仕組みが違うと、費用の出方も解約の手間も変わります。

• ボトル宅配型：水の入ったボトルを定期配送してもらう方式です。工事が不要で、すぐ始められます。費用は水の本数に連動します。
• 水道直結型（浄水サーバー）：水道管から分岐して給水し、本体のフィルターで浄水する方式です。水の購入がなく、月額が定額になりやすい一方、給水と排水の工事が発生します。
• 卓上の浄水ポットや給茶機：契約を伴わない範囲で済ませる選択です。人数が少なく、来客対応も限られる場合は、これで足りることがあります。

選ぶ順番は「どの製品か」ではなく「どこに置けるか」が先です。水道直結型は、分岐できる水栓が近くにあるか、排水をどこへ流すかで可否が決まります。給湯室から離れた執務エリアに置きたい場合、配管の延長工事が必要になり、見積が一段上がることがあります。ボトル宅配型は工事が要らない代わりに、ボトルの在庫置き場と、空ボトルの回収待ちスペースが要ります。図面ではなく、実際に巻尺を持って置き場を測るところから始めると判断が早くなります。

月額表示に出てこない費用を先に聞く

広告に出る金額は、本体レンタル料だけということがあります。実際の支出はいくつかに分かれるので、見積書に項目として書いてもらうのが確実です。

• 水の代金と最低本数：ボトル宅配型では「月に何本以上」という取り決めが付くことがあります。届いた分だけ払う形ではなく、使わなくても本数分を請求される形になっている場合があります。
• 配送料：地域や本数によって別建てになることがあります。離島や一部地域は加算されることがあります。
• 定期メンテナンス料：年1回程度の内部清掃や部品交換が有料の場合があります。無料と書かれていても、訪問ではなく本体交換で対応する契約かどうかで手間が変わります。
• 電気代：温水を常時保温するタイプは、その分の電気を使います。省エネモードの有無や、夜間停止できるかを確認します。
• フィルター交換：水道直結型はフィルターが消耗品です。交換周期と単価、交換作業を誰がやるのかを聞きます。

これらを足して、月あたりと年あたりの総額を出します。稟議書は月額ではなく年額で書いたほうが、決裁者の納得を得やすくなります。人数が増えたときにいくらになるかも、同じ表に並べておくと質問が減ります。

つまずくのは解約のとき ─ 最低利用期間と返却

継続契約は、入るときより出るときに詰まります。ウォーターサーバーも同じで、次の3点は申し込み前に文面で確かめる価値があります。

• 最低利用期間：1年や3年といった期間が設定され、期間内に解約すると解約金が発生する契約が多く見られます。金額が定額のこともあれば、残り月数に応じて計算される場合もあります。
• 返却の方法と費用：本体は貸与品なので返します。引き取り手配の費用、梱包用の箱の有無、水抜きを自社でやるのかを確認します。返却が遅れるとレンタル料が継続する条項が入っていることもあります。
• 未使用ボトルの扱い：解約時に手元に残ったボトルを買い取るのか、返品できるのかで数千円から数万円の差が出ることがあります。

あわせて、解約の申し出方法も見ておきます。電話のみ受付で、書面が必要で、締め日の何日前までという条件が重なると、思ったタイミングで止められません。自動更新の有無と、更新拒否の期限を契約書から抜き出し、社内カレンダーに登録しておくと後任者が助かります。

水道直結型は工事と原状回復まで含めて見る

水道直結型は水を運ばずに済むのが利点ですが、契約とは別に工事の話が付いてきます。

確かめるのは次の点です。まず、賃貸オフィスの場合、給排水に手を入れる工事が貸主の承諾事項になっていることがあります。管理規約や賃貸借契約の「造作・設備の変更」の条項を先に読み、必要なら書面で承諾を取ります。次に、退去時の原状回復です。分岐金具や配管を撤去して元に戻す費用が、退去時にまとめて請求される形になることがあります。撤去費が契約に含まれるのか別途なのかは、申し込み前に確認しておく項目です。

移転の予定がある会社は、もう一段注意が必要です。移設費用、移設先で同じ方式が使えるか、移設できない場合に解約金が免除されるかは、契約書に書いていないことがあります。営業担当の口頭説明だけで進めず、メールで回答をもらって稟議書に添付すると、後から確認できます。

工事日は執務に影響します。断水を伴う作業があるか、作業時間はどれくらいかを聞き、社内に事前告知しておくと当日の混乱が減ります。

置き場所と担当者 ─ 運用でもめる部分

導入後に総務へ苦情が来るのは、費用ではなく運用のほうです。よくあるのは次のような話です。

• ボトル交換が特定の人に偏る：ボトルはおおよそ10リットル前後で、重量があります。上部に載せる方式だと、持ち上げる動作が負担になります。下置き方式やパック型を選ぶと、この不満は減ります。
• 空ボトルが積み上がる：回収は配送と同じタイミングが一般的です。回収まで置いておくスペースを見込んでいないと、通路や避難経路に置かれてしまいます。
• 衛生管理の担当が決まっていない：受け皿の水捨て、注ぎ口の拭き取り、周辺の床拭きを誰がいつやるかを決めていないと、放置されます。清掃を委託している場合は、作業範囲に入るかを委託先に確認します。
• 使いすぎと持ち帰り：私物のボトルに詰めて持ち帰る人が出ると、本数が読めなくなります。使い方のルールを1枚の貼り紙にしておくと、注意する側の負担が軽くなります。

電源も見落としがちです。延長コードでたこ足にせず、専用の口を確保できる場所かを確認します。重量物なので、床の保護や移動のしやすさも見ておきます。

稟議の通し方と、決める手順

決裁者が気にするのは「本当に要るのか」と「途中でやめられるのか」です。この2つに答える形で資料を作ると通りやすくなります。

手順は次のようにすると迷いません。

1. 目的を1行で書く：来客対応なのか、社員の飲料費削減なのか、ペットボトル購入と運搬の手間をなくすのかを決めます。目的が違えば選ぶ方式も変わります。2. 現状の支出を出す：ペットボトルの購入額、買い出しにかかっている時間、来客用の茶菓費を集計します。比較の土台になります。3. 候補を2〜3社に絞り、同じ条件で見積を取る：人数、設置場所、温水の要否をそろえて依頼します。総額は年額で並べます。4. 契約書の3点を抜き書きする：最低利用期間、解約金の算定方法、自動更新と更新拒否の期限。稟議書の末尾に載せます。5. 試用期間があれば使う：無料お試しを設けている事業者があります。実際に置いて、交換の負担と使用量を測ってから本契約にすると読み違いが減ります。

導入後は、最初の3か月ほどで使用本数を記録します。ノルマを大きく下回るようなら、プラン変更を早めに相談したほうが、更新時期を待つより損が小さくなります。

買う前に確かめること

• 最低利用期間と、途中解約したときの解約金の算定方法を契約書で確認したか
• 水の最低本数（ノルマ）と、使わなかった月の請求がどうなるかを聞いたか
• 自動更新の有無と、更新を止める場合の申し出期限をカレンダーに登録したか
• 設置場所の電源・床の耐荷重・空ボトルの置き場を実際に測って確認したか
• 賃貸契約上、給排水工事が可能か、退去時の撤去費は誰の負担かを確かめたか
• ボトル交換と受け皿の清掃を誰がやるか、社内で決めてあるか

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