社内パソコンの廃棄とデータ消去、総務が委託前に確かめる証明書とリース返却

最初に確かめるのは所有者。リース・レンタル・買い取りで出口が違う

パソコンの処分は、持ち主が誰かで手順がまったく変わります。ここを確認せずに回収業者に渡すと、取り返しがつきません。

• リース契約の機械は、所有者はリース会社です。期間満了後も自社の物にはなりません。返却か、再リース（延長）か、買い取りかを選ぶ形が一般的です。返却の場合、どの状態で返すか（初期化の要否、付属品の有無、梱包と送料の負担）は契約書と返却案内に書かれています。勝手に破壊して処分すると、弁償の話になります。

• レンタルも同様に所有者は貸主です。データ消去を貸主側で行う条件になっていることもあり、その場合の消去方法と証明書の発行可否を先に聞いておきます。

• 買い取った機械は自社の資産です。固定資産台帳に残っていれば、処分したことを帳簿に反映する必要があります。

実務でよく詰まるのは、台帳と現物が合っていない状態です。退職者が持ち帰ったまま、部署の引き出しに入ったまま、といった行方不明が出ます。回収の見積を取る前に、管理番号と現物を一度突き合わせてください。台数が確定しないと、見積も稟議も動きません。

データ消去は3つの方法から選ぶ。大事なのは「消した記録が残るか」

情報が漏れたときに問われるのは、消したかどうかではなく、消したと示せるかどうかです。方法は大きく3つです。

• ソフトウェアによる上書き消去。専用ソフトでディスク全体にデータを書き込み、元の内容を読めなくします。台数が多いと時間がかかり、1台あたり数時間になることもあります。機械は再利用できるので、下取りや寄贈に回す場合に向きます。

• 物理破壊。ディスクに穴を開ける、折り曲げる、粉砕するなどの方法です。確実さはわかりやすい一方、機械の価値はゼロになります。SSD（半導体の記憶装置）は内部の部品が分散しているため、破壊の程度によっては不十分と評価される考え方もあります。

• 暗号化消去。あらかじめディスク全体が暗号化されている機械で、鍵を破棄して読めなくする方法です。短時間で済みますが、暗号化が有効だった証拠が要ります。

どの方法でも、作業後に消去証明書（消去したことの記録）を1台ずつ受け取れるかを確認してください。管理番号・シリアル番号・消去方法・実施日・作業者が記載されたものが望ましいです。「まとめて1枚」の証明書だと、あとで特定の1台について聞かれたときに答えられません。社内で消す場合も、同じ項目を記録した台帳を残します。無料ソフトを使う場合は、ログ（作業記録）を出力できるかを先に試してください。

「無料回収」に出す前に。産業廃棄物とリサイクルの線引き

会社から出たパソコンは、家庭ごみとは扱いが違います。事業活動で使った物なので、原則として事業者の責任で処理します。

• 自治体の家庭ごみ回収には出せないのが一般的です。自治体によって細かい運用は異なるため、所在地の案内を確認してください。

• 事業者が使ったパソコンは、メーカーによる回収の仕組みや、認定を受けた業者に委託する方法があります。産業廃棄物として委託する場合は、収集運搬と処分それぞれの許可を持つ業者と契約し、マニフェスト（産業廃棄物管理票）を交わすのが基本です。

• 街を回る無料回収のトラックや、許可の確認ができない業者に渡すのは避けてください。費用がかからない代わりに、機械が中古品として国内外に流れ、中のデータごと転売される懸念があります。回収後の行き先を書面で説明できない相手は、候補から外すのが無難です。

確かめるのは次の点です。許可証の写しを出せるか。処理の流れ（運搬、消去、解体、再資源化）をどこで誰が行うか。再委託があるか。作業場所に立ち会えるか、または写真や動画の記録をもらえるか。ここまで答えられる業者であれば、稟議の説明材料もそろいます。

見積に出てこない費用と、回収までの置き場所

費用は「1台あたりいくら」だけでは決まりません。総額を押し上げるのは、たいてい付随する条件のほうです。

• 出張回収の最低料金や、最低台数の設定。数台だけだと割高になり、ある程度まとめたほうが単価は下がります。

• ディスプレイ、プリンター、サーバー、無停電電源装置などは別料金になることがあります。バッテリーを内蔵した機器は扱いが分かれます。

• ビルの搬出条件。エレベーターの養生、搬出できる時間帯、台車の使用可否など、建物側のルールで追加の人員や時間が必要になる場合があります。

• 立ち会いが必要なら、その日の人件費も実質的な費用です。

もう一つ見落とされるのが、回収日までの置き場所です。入れ替えの当日に新旧が同時に存在するため、一時的に場所を取ります。データが入ったまま廊下や会議室に積むのは避け、施錠できる部屋か保管庫に入れ、台数を記録してください。倉庫に数年分がたまっている会社では、まず現状の台数を数えるところから始めることになります。稟議では「毎年この時期にまとめて出す」という定期の枠にしておくと、次回から承認待ちで止まりません。

会計の処理と、データ消去の記録をどこに残すか

処分は現場だけの話では終わりません。経理と情報管理の両方に記録が要ります。

• 固定資産台帳に載っている機械を処分したら、除却の処理が必要です。帳簿価額が残っていれば除却損として計上します。処分したことを示す資料（引き取りの証明、マニフェストの写し、消去証明書など）を証憑として保管します。年度末に「現物はないが台帳に残っている」状態が見つかると、確認に時間を取られます。

• リース物件は、返却した時点で契約が終わっているかを確認します。中途解約の場合は残りのリース料の精算が発生するのが一般的です。返却後に請求が続いていないか、次の引き落としで確かめてください。

• 消去証明書やマニフェストの控えは、資産台帳と同じ場所で管理すると探しやすくなります。保存期間は社内規程で決めておきます。個人情報を扱っていた機械は、どの台で何を扱っていたかを合わせて記録しておくと、万一のときの説明が早くなります。

処分の担当を情シスだけに任せると、帳簿側が置き去りになりがちです。発注前に、現物の確認は誰、消去の記録は誰、台帳の更新は誰、と役割を紙に書いておくと、引き継ぎのときにも困りません。

で、どうすればいいか。発注までの進め方

順番にやれば、1〜2週間で発注まで持っていけます。

1. 対象の洗い出し。管理番号、機種、購入かリースか、使用者、所在を一覧にします。行方不明の分はこの段階で回収します。

2. リース・レンタル分を分ける。貸主に返却条件とデータ消去の扱いを確認します。ここは自社判断で進めないでください。

3. 自社資産の消去方針を決める。再利用して下取りに出すならソフト消去、売却価値がないなら物理破壊、と分けるのが現実的です。社内でやるか委託するかも、台数と人手で判断します。

4. 業者を2〜3社から相見積もり。台あたり単価だけでなく、出張費、最低台数、証明書の単位、許可の有無、再委託の有無をそろえて比べます。

5. 稟議は「情報漏えいの備え」として書く。金額の多寡ではなく、消去の証明が残ること、委託先の許可が確認できることを理由にすると通りやすくなります。年1回の定期処分として枠で承認を取れば、次回以降の手間が減ります。

6. 実施後、台帳の更新と証憑の保管まで終えて完了とします。回収トラックが出ていった時点では、まだ終わっていません。

買う前に確かめること

• 対象機器の一覧を作り、リース品と自社資産を分けたか
• 消去証明書が1台ごとに発行されるか、記載項目を確認したか
• 委託先の収集運搬・処分の許可と、再委託の有無を確認したか
• 出張費・最低台数・ディスプレイ等の別料金を見積に含めたか
• 回収日までの施錠できる保管場所を確保したか
• 固定資産台帳の除却と証憑の保管担当を決めたか

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