求人媒体と人材紹介の契約、総務が申し込む前に確かめる自動更新と返金規定

採用の費用は「掲載課金」と「成功報酬」に分かれる。まずここを分ける

採用にかかるお金は、大きく二つの形しかありません。先に払うか、決まってから払うかです。

• 掲載課金型：求人サイトに一定期間載せる権利を買う形です。応募が来ても来なくても金額は変わりません。おおよそ1枠あたり十数万円から数十万円が目安ですが、掲載位置や期間で大きく動きます。
• 成功報酬型：入社が決まったときだけ払う形です。人材紹介（エージェント）が代表で、想定年収の3割前後を紹介手数料として払う契約が多く見られます。応募があった時点で課金される「応募課金」もこの中間にあります。

どちらが得かは、募集する職種で変わります。応募が集まりやすい事務職や作業職は掲載課金型のほうが1人あたりの単価が下がりやすいです。逆に、経理の実務経験者や有資格者のように母集団が小さい職種は、掲載しても応募がゼロで終わることがあります。ゼロでも掲載料は返りません。

総務がまずやることは、社内から上がってきた「採用したい」を、集まりやすい職種と集まりにくい職種に分けることです。分けずに一括で媒体を決めると、片方が必ず無駄になります。

掲載型でいちばん詰まるのは自動更新。解約の申し出期限を先に押さえる

掲載契約の申込書は、たいてい1枚か2枚です。短いので読み飛ばしがちですが、危ないのは裏面や約款のほうです。

確かめるのは次の点です。

• 自動更新の有無と、更新を止める申し出の期限。掲載終了の1か月前まで、といった条件が入っていることがあります。期限を過ぎると次の期間の料金が発生します。
• 中途解約したときの扱い。掲載を途中で止めても、日割りで返金されない契約が一般的です。「採用が決まったから止めたい」は返金理由になりません。
• 掲載を一時停止できるか。募集が埋まったときに枠を寝かせて、次の欠員で使えるかどうかで実質の価値が変わります。

実務で効くのは、社内カレンダーへの登録です。契約書をファイルに綴じただけでは、更新期限は誰も見ません。私は掲載開始日と同時に、解約申し出期限の日付を総務の共有カレンダーに入れ、担当者2名に通知が飛ぶようにしていました。担当が一人だと、その人が休んだ週に期限が来ます。

もう一つ。営業担当から口頭で「今回だけ延長サービスします」と言われることがあります。ありがたい話ですが、口頭の延長は請求書に反映されないことがあります。メールで一行もらってください。

成功報酬型は早期退職の返金規定を見る。返金なしの契約も存在する

人材紹介は、決まらなければ払わないので稟議が通りやすい方式です。ただし、入社後すぐ辞めたときの取り扱いで差が出ます。

見るべきは返金（返還）規定です。入社から1か月以内なら手数料の大半を返す、3か月以内なら一部を返す、といった段階が書かれているのが一般的です。ここが「返金なし、代わりに再紹介で対応」となっている契約もあります。再紹介は、同じ職種の候補者がその時期にいなければ絵に描いた餅です。

あわせて確かめる点です。

• 手数料の計算根拠。「理論年収」に何を含めるかです。固定残業代や賞与見込み、通勤手当を含めるかで、請求額は数十万円ずれます。
• 支払期日。入社日基準か、入社月の翌月末かで、資金の出方が変わります。
• 自社応募との重複ルール。過去に自社サイトから応募した人を紹介された場合、手数料が発生するのかどうか。ここで揉めた話は珍しくありません。応募者名簿を自社で残していないと反論できません。

返金規定は交渉できる余地があります。契約書のひな形が来た時点で、段階と割合を確かめ、社内の試用期間と合っているかを見てください。試用期間3か月なのに返金は1か月まで、では守りが薄いです。

応募者データは誰のものか。媒体をやめた後に社内に何も残らない問題

見落とされがちな論点です。求人媒体の管理画面には、応募者の履歴書、やりとりのメッセージ、不採用の理由メモがたまります。これは便利ですが、掲載を終了すると閲覧できなくなる仕組みが多いです。

これが効いてくるのは半年後です。「去年応募してくれた人にもう一度声をかけたい」と現場が言い出したとき、データが手元にありません。媒体をまたいで応募者を管理するには、採用管理の仕組み（ATS＝応募者情報を一元管理するクラウド）を別に置くか、地道に自社のフォルダへ書き出すかのどちらかです。

実務としては、掲載終了の前に応募者一覧を書き出す作業を手順に入れておくのが現実的です。ただし、ここは個人情報の話でもあります。採用のために集めた個人情報を、いつまで保管し、何に使うのかを社内で決めていないと、書き出したデータが宙に浮きます。保管期間と保管場所、削除の担当者を先に決めてください。応募時に示した利用目的の範囲を超えて使わないことも押さえておきます。

地味ですが、退職者の再応募や、不採用者からの問い合わせに答えるためにも、記録の置き場は必要です。

カタログに出ない費用と工数。原稿作成費と、面接日程調整で現場が止まる

見積書に載る金額のほかに、実際には次のものがかかります。

• 求人原稿の作成費や写真撮影費。基本料に含まれる場合と、別料金の場合があります。
• スカウトメール送信の追加費用や、上位表示のオプション費用。
• 自社の工数。ここが一番読み違えます。

応募が増えると、面接日程の調整が総務に落ちてきます。応募者ごとに現場責任者の空き時間を聞き、候補日を出し、断られたら組み直す。1人あたり数回のやりとりが発生します。月に応募が30件来る媒体を選んだ結果、総務が電話とメールに追われ、通常業務が止まったという話は本当によくあります。

だから媒体を選ぶときは、応募数の多さだけを見ないことです。日程調整の機能があるか、履歴書がまとめて出力できるか、現場責任者に閲覧権限を渡せるか。この三つで総務の負担が変わります。

社内の反対も想定しておきます。現場からは「面接に時間を取られる」、経営からは「前も採用に金を使ったのに定着しなかった」が出ます。前者には面接時間の枠を先に押さえる形で、後者には次のセクションの数字で答えます。

稟議は媒体の単価では通らない。1人採用するまでの総額で出す

稟議書に「求人サイト掲載料 30万円」と書くと、必ず「高い」と言われます。比較する物差しがないからです。通しやすいのは、1人を採用するまでにかかった総額で出す書き方です。

計算はおおまかで構いません。

• 過去1年の採用にかけた費用（掲載料、紹介手数料、求人票の作成費、面接にかかった人件費のおおよそ）を合計します。
• その期間に入社した人数で割ります。
• これで1人あたりの採用単価が出ます。

この数字と、今回の提案を並べます。「昨年は1人あたり約40万円かかりました。今回の方式なら想定で約25万円です」と書けば、話が単価の比較になります。さらに、欠員のまま放置した場合の残業代や外注費を添えると、採用は費用ではなく比較の話になります。

もう一つ、稟議に入れておくとよいのが「やめる条件」です。掲載3か月で採用ゼロなら方式を切り替える、と先に書いておくと、決裁者は安心します。継続契約は入るときより、やめるときに詰まります。やめる基準を自分から出しておくのが、二回目以降の稟議を軽くするコツです。

最後に順番です。①募集職種を集まりやすい／集まりにくいで二分する ②集まりやすい側は掲載型、難しい側は成功報酬型で見積もりを取る ③掲載型は自動更新の申し出期限をカレンダーに登録する ④成功報酬型は返金規定と理論年収の定義を確かめる ⑤応募者データの書き出し手順と保管期間を決める ⑥1人あたり採用単価とやめる基準を添えて稟議に出す。この六つで、後から揉める箇所はだいぶ減ります。

買う前に確かめること

• 自動更新の有無と、更新を止める申し出の期限日をカレンダーに登録したか
• 中途解約したときの返金の扱いと、掲載一時停止ができるかを確かめたか
• 成功報酬の計算に含む手当の範囲と、早期退職時の返金割合を書面で確かめたか
• 過去に自社応募した人を紹介された場合の手数料ルールを決めてあるか
• 解約後に応募者データを書き出す手順と、保管期間・削除担当を決めたか
• 1人あたりの採用単価と、方式を切り替える基準を稟議書に書いたか

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