制服・作業着の契約、総務がレンタルと買い取りを決める前に

レンタルか買い取りかは、洗濯を誰が負担するかで決まる

制服の調達は大きく二つです。ひとつは業者から借りて定期的に回収・洗濯してもらうレンタル（リネンサプライ＝布製品の貸出洗濯サービス）。もうひとつは自社で買い取り、洗濯は各自またはクリーニングに出す方式です。

判断の起点は価格ではなく、汚れ方です。油や粉、食品、血液や体液が付く現場では、家庭で洗わせる前提そのものが無理になります。洗濯機の詰まり、色移り、家族からの苦情が出やすく、結局は会社が洗濯代を出すか、レンタルに切り替えることになります。

一方、事務職や接客のポロシャツ・シャツ程度で、汚れが軽く枚数も少ないなら、買い取りのほうが総額は落ち着きやすいです。

比べるときは、次をそろえて並べます。・1人あたり何着持たせるか（洗濯の回転を含めて）・洗濯の頻度と、誰が費用を持つか・名入れ（社名刺繍・プリント）をするか・年間で何人入れ替わるか

この4つが決まらないうちに見積りを取ると、業者ごとに前提が違う紙が並ぶだけで、比較になりません。

レンタル契約で先に見るのは最低枚数と途中解約の精算

レンタルの見積りは「1着あたり週いくら」「1人あたり月いくら」で出てきます。安く見えますが、契約書側に条件が付いているのが普通です。契約前に確かめるのは次の点です。

• 最低契約枚数と最低契約期間（何枚未満は受けない、何年未満は解約に精算が付く）
• 途中解約したときの精算方法（残期間分の請求か、未償却分の買い取りか）
• 社名入りの品は再利用できないため、契約終了時に買い取り義務が残るか
• 紛失・破損時の弁償額と、その判定は誰がするか
• サイズ変更や追加発注の手数料、納期（数週間かかることがあります）
• 回収・配送の曜日と、繁忙期に増枚したいときの扱い

よくあるのは、人数が減ったのに枚数が減らせず、最低枚数分を払い続ける形です。増員より減員に弱い契約だと覚えておくと読み方が変わります。

もうひとつ聞かれにくいのが、汚れ物の一時置き場です。回収は週1回程度が多く、その間の汚れた作業着をどこに置くかで現場が荒れます。回収袋の置き場、臭い、鍵のかかる場所かどうかを、契約前に現場と決めておきます。

買い取りは廃番とサイズ在庫が後から効いてくる

買い取りの弱点は、同じ物が数年後に買えないことです。生地や色番、型そのものが入れ替わり、追加で買った分だけ色味や襟の形が違う、という状態が起きます。人数の多い現場では、写真に写ったときの見え方まで問題になります。

買い取りを選ぶなら、確かめるのは次の点です。・そのモデルが何年続いているか、後継が出たとき生地は同じか・追加で1着だけ買えるか（最小発注数の縛り）・色番・サイズ表記を社内の台帳に残す運用にするか・予備を何着ストックするか、その置き場とサイズの偏り

予備の持ち方は悩みどころです。多めに持てば入社当日に渡せますが、使われないサイズが箱で残ります。少なめにすると、入社初週は私服対応になり、現場から苦情が出ます。年間の採用人数から、よく出るサイズだけ数着持つ、という折り合いが現実的です。

名入れをする場合は、刺繍・プリント代が1着あたり別途かかり、名前入りだと他人に回せません。名前は入れず、社名までにとどめる会社が多いのは、この使い回しのためです。

貸与か支給かを決めないと、退職時の回収で揉める

制服を「貸している（貸与）」のか「あげている（支給）」のかを、文書で決めていない会社は少なくありません。ここが曖昧だと、退職時に返ってこず、レンタル業者への返却枚数が足りない、という詰まり方をします。

決めておくのは次の点です。・貸与なら、退職時に返却すること、返却先と期限・クリーニングして返すのか、そのままでよいのか・紛失・汚損したときの扱い・洗濯の費用を誰が負担するか

これを就業規則か制服貸与規程に書き、入社時に貸与品の受領書（何を何着渡したかの記録）をとります。台帳がないと、そもそも何着渡したかを会社側が示せません。

注意が必要なのは、返却されないときに給与から差し引く運用です。賃金からの控除は法律上の制限があり、労使協定や本人の自由な意思による同意など条件が関わります。就業規則に一行書いたから引ける、という単純な話ではありません。社労士に文面を見てもらうのが無難です。

会社が着用を義務づけている制服の洗濯を業務として求めるなら、その費用の負担も合わせて整理しておきます。

経理と税の扱いは「私服に流用できるか」で変わる

制服代の扱いは、経理と税の両方に関わります。細かい判定は税理士の領域ですが、総務が押さえておく考え方はそう多くありません。

ポイントは、その衣類が職務上必要で、着用が義務づけられ、私服として使いにくいかどうかです。社名が入った作業着や、その職場でしか着ないものは、会社の費用として処理しやすい部類に入ります。逆に、無地で日常でも着られる上着を各自に渡す形だと、現物で給与を払ったのと同じ扱いを問われる余地が出ます。金額が大きい場合はとくに、事前に税理士へ確認しておくと安心です。

資産計上か消耗品かは、1着あたりの単価と社内の基準で分かれます。レンタルなら月々の費用として平準化できるため、初期のまとまった支出を避けたいときは選びやすい方式です。

稟議を書くときは、月額ではなく3年程度の総額で並べます。・レンタル：月額×契約期間＋名入れ＋想定弁償＋終了時の買い取り・買い取り：初期購入＋年間の補充＋洗濯費用＋廃棄費用

洗濯と廃棄を入れないと、買い取りが不当に安く見えます。ここを外した稟議は、翌年の追加予算で説明を求められます。

切り替えは採寸期間が重なる。先に日程を引いてから動く

業者を替えるとき、いちばん見落とされるのが移行期間です。新しい業者は採寸から製作・納品までに数週間から2か月程度かかることがあり、その間も旧業者の制服を着続けます。つまり、両方に払う期間が生まれます。

段取りは次の順に引きます。・現契約の解約予告期限と最低契約期間を確認する（予告は数か月前という例が多い）・終了時の精算条件と、返却できない分の請求額を先に見積もる・新業者の採寸日を現場のシフトに合わせて確保する（全員そろう日が取れない会社が多い）・旧制服の回収日と、新制服の着用開始日を1日で切り替える・旧制服の廃棄方法を決める（社名入りは裁断など、そのまま捨てない）

社名入りの制服がそのまま古着として流れると、名乗られる側の会社が困ります。廃棄は裁断や溶解証明を含めて業者に依頼するか、社内で断裁してから処分します。

まとめると、まずやることは一つです。現契約の解約予告期限と最低枚数を確認し、年間の入退社数を数える。この2枚の紙がそろえば、レンタルと買い取りのどちらが自社に合うかは自然に決まります。

買う前に確かめること

• 現契約の解約予告期限と最低契約期間を書面で確認したか
• 最低契約枚数と、人数が減ったときに枚数を減らせるかを確認したか
• 途中解約の精算方法と、社名入り品の買い取り義務の有無を確認したか
• 紛失・破損時の弁償額と、サイズ変更・追加発注の手数料と納期を確認したか
• 貸与か支給かを就業規則に書き、受領書と貸与台帳の運用を決めたか
• 汚れ物の一時保管場所と回収曜日を、現場と一緒に決めたか

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